Wat kost een goede heidag? De complete rekensom
Een heidag organiseren kost meer dan de locatie en de lunch. Sterker nog: waarschijnlijk staat je grootste kostenpost nergens op de begroting. In dit artikel maken we de hele rekensom. En we kijken naar de belangrijkste vraag: wat moet zo’n dag eigenlijk opleveren?
Stel, je geeft leiding aan een team van twaalf mensen. Er ligt een nieuw vraagstuk op tafel waar jullie samen een oplossing voor moeten bedenken. Of jullie moeten keuzes maken voor het komende jaar, een nieuwe werkwijze ontwikkelen of plannen maken voor een grote verandering. Allemaal zaken waar je niet zomaar een uurtje voor vrijmaakt in de agenda. Je wilt er met het hele team goed over nadenken en aan het eind concrete resultaten hebben. Tijd om een heidag te organiseren. Maar wat kost zoiets eigenlijk?
1. De locatie
Voor een eenvoudige vergaderzaal betaal je ongeveer € 150 tot € 250 per dag. Wil je een wat mooiere locatie, dan kom je al snel rond de € 500 uit. En voor een bijzondere plek in de Randstad kun je rekenen op € 700 tot € 900. Voor dat geld krijg je vaak meer dan alleen een zaal: denk aan een presentatiescherm, goede koffie en soms zelfs een eigen tuin.
Let bij het vergelijken van locaties goed op wat bij de prijs is inbegrepen. Moet je bijvoorbeeld apart betalen voor techniek, parkeren of koffie en thee? Houd ook rekening met de reiskosten. Een locatie verder weg kan goedkoper zijn dan eentje om de hoek, zelfs als je de reiskosten meerekent. En dan ben je ook nog eens echt een dagje weg. Vergeet alleen niet dat reistijd óók werktijd is.
Tip: een vergaderzaal voor twaalf personen is niet automatisch geschikt voor een interactieve heidag met twaalf personen. Als iedereen ook moet kunnen rondlopen of in groepjes werken, heb je wat meer ruimte nodig.
Budgettip: boek eens de vergaderkamer van de directie of het college, als je normaal gesproken op een andere plek werkt. Je bent dan toch even uit je vertrouwde omgeving, zonder dat je een externe locatie hoeft te huren. En zeg nou zelf: vergaderen op de stoel van de directeur voelt toch net even anders.
Wat levert het op?
Een andere omgeving helpt om los te komen van je dagelijkse werk. Je wordt minder snel afgeleid door collega's die binnenlopen of taken die tussendoor aandacht vragen. Daarbij kan een nieuwe omgeving helpen om met een frisse blik naar bekende vraagstukken te kijken. Maar misschien nog wel belangrijker: een dagje op een andere locatie zijn, geeft een gezonde druk. Je hebt met elkaar een hele dag de tijd gemaakt en bent speciaal hiervoor op pad gegaan. Dan wil je aan het eind ook echt iets bereikt hebben.
2. Eten en drinken
Voor een eenvoudige lunch met broodjes, koffie en thee ben je ongeveer € 20 per persoon kwijt. Kies je voor een compleet vergaderarrangement met een uitgebreide lunch, onbeperkt koffie en thee en wat lekkers tussendoor, dan betaal je al snel € 40 tot € 55 per persoon. En natuurlijk kun je het nog luxer maken.
Tip: let goed op wat bij de prijs is inbegrepen, want soms betaal je de catering apart en soms zit die al bij de zaalhuur in.
Wat levert het op?
Nadenken kost energie. Met goede catering houd je de groep de hele dag op de been. En onderschat de pauzes niet: juist dan praten mensen verder, ontstaan onverwachte ideeën en krijgen deelnemers even rust in hun hoofd. Bovendien is slechte catering een dankbaar onderwerp om over te mopperen. En dat is niet helemaal de sfeer die je zoekt.
3. Materialen
Materialen kosten minder dan je denkt. Denk aan papier, stiften, post-its en eventueel wat gekleurde stickers. Veel heb je waarschijnlijk al in huis (wel even controleren of de stiften het allemaal doen). Ook vergaderlocaties hebben vaak een koffer met materialen beschikbaar, soms inbegrepen bij de zaalhuur en soms tegen een kleine vergoeding. Reken op maximaal een paar tientjes voor de standaardbenodigdheden. Het wordt duurder als je speciale materialen op maat laat maken. Bij mijn sessies zijn die overigens bij de prijs inbegrepen. Controleer dus even wat je begeleider meeneemt, zodat je niet dubbel betaalt.
Wat kost het?
Tip: bezuinig vooral niet op post-its. Die goedkope van de Action dwarrelen binnen de kortste keren van de muur.
Wat levert het op?
Materialen maken je ideeën zichtbaar. Ze helpen deelnemers om hun gedachten te ordenen, op elkaar voort te bouwen en samen keuzes te maken. Al schrijvend en tekenend leg je de opbrengst van de dag vast. De waarde van materialen zie je vooral als ze niet op orde zijn: niets zo irritant als moeilijk beschrijfbaar papier of te weinig tape. Het kost tijd om oplossingen te zoeken, haalt mensen uit hun concentratie en zorgt voor onnodige ergernis.
4. De facilitator
De kosten van professionele begeleiding lopen enorm uiteen en zijn lastig te vergelijken. Bij koffie kun je nog kiezen tussen eenvoudig en echt goed, maar bij een begeleider ligt het ingewikkelder. Hoeveel ervaring heeft iemand? Is er een goede klik met de groep? Heeft de begeleider verstand van het onderwerp? En dan zijn er ook nog grote verschillen in de tijd en aandacht die begeleiders aan de voorbereiding besteden.
Daarom kunnen de kosten uiteenlopen van zo'n € 900 tot € 3.000 voor een hele dag. Een bestaande workshop is goedkoper dan een heidag waarvoor een volledig programma op maat wordt ontwikkeld.
Tip: let bij het vergelijken van offertes vooral op de voorbereiding. Je betaalt een facilitator niet alleen voor de uren die die voor de groep staat. Er gaat ook tijd zitten in het scherp krijgen van de vraag, het ontwerpen van het programma, het voorbereiden van de werkvormen en eventueel het uitwerken van de resultaten. Vraag dus goed na wat bij de prijs is inbegrepen, of of je straks één of meerdere begeleiders krijgt.
Wat levert het op?
Het grootste voordeel van een externe facilitator is dat iedereen zich op de inhoud kan richten. Ook de manager die anders het programma zou leiden. De facilitator bereidt de dag voor, bewaakt de tijd en zorgt dat de gesprekken ergens toe leiden.
Iemand van buiten kijkt ook met een frisse blik naar de groep. Die kent de onderlinge verhoudingen nog niet, stelt vragen die collega's misschien niet meer stellen en merkt op wanneer steeds dezelfde mensen aan het woord zijn. Met verschillende werkvormen komen ook andere ideeën en perspectieven op tafel.
Als het gesprek een onverwachte kant op gaat, kan een ervaren facilitator het programma aanpassen zonder het doel uit het oog te verliezen. Zo kom je bijvoorbeeld tot een besluit waar het hele team achter staat, of een concreet plan om een probleem aan te pakken dat al maanden blijft liggen.
5. De deelnemers
De grootste kostenpost van een heidag wordt het vaakst vergeten: de tijd van je eigen medewerkers. Met twaalf mensen die zeven uur bij elkaar zitten, ben je al 84 werkuren kwijt. En dat tikt behoorlijk aan. Zelfs als je een uitvoerend team bij een overheidsorganisatie bent, ben je hier het meeste geld aan kwijt. Bij gemiddelde personeelskosten van € 80 per uur kost de heidag € 6.720 aan werktijd. Voor een managementteam in een commercieel bedrijf kan dat zomaar € 10.920 zijn, als je rekent met € 130 per uur. In beide gevallen zijn werkgeverslasten en overhead meegerekend, maar reistijd nog niet. Dit zijn natuurlijk uitgaven die je sowieso al doet, maar dit kost de werktijd die je medewerkers aan de heidag besteden en dus niet aan hun gewone werk.
Wat levert het op?
Dit is waar het uiteindelijk allemaal om draait. Je brengt twaalf mensen bij elkaar die ieder hun eigen kennis, ervaring en ideeën meebrengen. Door daar samen de tijd voor te nemen, kun je vraagstukken aanpakken waar je in het dagelijkse werk niet aan toekomt. Je ontdekt waar mensen verschillend over denken, komt tot nieuwe inzichten en maakt afspraken waar iedereen achter staat. En doordat de hele groep betrokken is geweest, hoef je achteraf minder tijd te besteden aan het uitleggen van besluiten of het overtuigen van collega's.
Kortom, wat kost het organiseren van een heidag voor twaalf personen?
Wat betekent dit onder de streep? Dit zijn twee voorbeelden voor een heidag met twaalf deelnemers. In het eerste geval houden we de kosten zo laag mogelijk en gaat een uitvoerend team bij de overheid op pad. In het tweede geval pakken we wat meer uit met een managementteam uit het bedrijfsleven.
Kostenpost | Budget | Luxe |
Locatie | € 250 | € 800 |
Eten en drinken | € 240 | € 660 |
Materialen | € 30 | € 50 |
Facilitator | € 1.200 | € 2.500 |
Werktijd deelnemers | € 6.720 | € 10.920 |
Totaal | € 8.440 | € 15.130 |
De werktijd is berekend met € 80 respectievelijk € 130 per uur, inclusief werkgeverslasten en overhead. Reiskosten en reistijd zijn niet meegerekend. De bedragen voor externe kosten zijn exclusief eventuele btw.
Wat kost een heidag die niets oplevert?
Hoe budgetvriendelijk of luxueus je het ook aanpakt, een heidag kost sowieso duizenden euro's. En het grootste deel daarvan gaat niet naar de locatie, de catering of de facilitator, maar naar de tijd van je eigen medewerkers.
Natuurlijk is het verstandig om op de kosten te letten. Maar als je toch al een flinke som aan werktijd investeert, is het misschien niet zo slim om een paar honderd euro te besparen op de begeleiding of de locatie. De belangrijkste vraag is niet waar je het goedkoopst uit bent, maar wat je met die 84 gezamenlijke werkuren wilt bereiken.
Want een heidag die niets oplevert, is uiteindelijk pas echt duur.
