Zomer zonder zorgen: besluitvorming met weinig mensen

De airco draait, de helft van de bureaus is leeg en iemand heeft ijsblokjes met een parasolletje in haar glas gedaan. Maar ondertussen moet er wel iets besloten worden. Mag dat zomaar, zonder de hele club erbij? En wat kun je doen om draagvlak te behouden?

In deze zomerserie onderzoek ik wat je wél kunt doen als de helft van een team op vakantie is. Hoe neem je besluiten zonder dat iedereen er is? Waar moet je op letten als je toch doorwerkt aan een project? En wanneer is vergaderen gewoon zonde van je tijd?

Beslissen als groep gaat niet vanzelf. Kiezen wat te doen en daarbij ieders stem meewegen, bepalen wat daarvoor nodig is en het ook daadwerkelijk in gang zetten met de juiste mensen. Besluitvorming is al complex genoeg als iedereen er is, en zeker in de zomermaanden wanneer de helft van de stoelen leeg blijft. Maar het werk ligt niet stil. Sterker nog, soms vinden mensen het wel makkelijk, dat ze niet met iedereen rekening hoeven te houden.

Verantwoordelijkheidsvakantie

En dan komt de rest terug van vakantie. Mag je hen dan confronteren met wat er besloten is? Wat mij betreft: absoluut. Ook als het gevolgen heeft voor anderen. Vakantie hebben is ook vakantie nemen van je verantwoordelijkheden, en erop vertrouwen dat je collega's je waarnemen.  In een crisissituatie vinden we dat vanzelfsprekend. Maar het blijft belangrijk dat besluiten gedragen worden, en daarmee hoe je beslist, met wie, en met welk mandaat.

Impact en omkeerbaarheid

Soms zijn het gewoon no-brainers. De vergadering naar buiten verplaatsen, andere koeken bij de koffie, een andere volgorde van taken: lekker doen. Dat komt omdat ze weinig impact hebben en omdat je ze zo weer ongedaan maakt. Van andere keuzes is het volkomen logisch dat je ze nog even uitstelt, omdat ze grote impact hebben en onomkeerbaar zijn. Strategische keuzes, uitspraken richting externen namens de organisatie, een herverdeling van de verantwoordelijkheden. Impact en omkeerbaarheid heb ik in dit schema gezet:

Het wordt pas echt interessant als je in een van de andere twee vlakken belandt. De keuze maken ligt minder voor de hand, maar er valt ook voordeel te behalen met het gegeven dat er weinig mensen aanwezig zijn.

Tijdelijk doen

Hoge impact, maar makkelijk ongedaan te maken? De ideale gelegenheid voor een zomerpilot! Geef het een speelse naam ('zomereditie' bijvoorbeeld) benut het momentum dat ontstaat doordat alles toch al anders loopt. Verken nieuwe combinaties in rollen of taken, probeer een ander ritme of een alternatief systeem. Werkt het goed? Dan heb je bij terugkomst meteen een verhaal waarmee je de rest enthousiast maakt. Is het niets? Dan heb je het geprobeerd. Geen man overboord.

Voorzichtig doen (en goed communiceren)

Sommige acties kun je beter met beleid inzetten. Niet omdat ze per se groots of ingrijpend zijn, maar omdat er geld mee gemoeid is of omdat je collega’s graag even meekijken voordat iets live gaat. Denk aan het aanpassen van de website, het reserveren van een locatie voor een groot evenement of het uitnodigen van een externe spreker. Dit soort besluiten zijn niet onomkeerbaar, maar je wilt ze wel zorgvuldig communiceren. Maak duidelijk dat het een tussenstap is, geen voldongen feit. Zo houd je ruimte om bij te sturen en om anderen straks soepel te laten instappen.

Wil je de matrix gebruiken? Ga je gang, hij is niet moeilijk na te tekenen, ook zonder handjes werkt-ie. Of download de pdf en print 'm uit:

Besluiten met weinig mensen.pdf

Download PDF • 36KB

Hoe besluit je met een kleine groep?

Je gaat de afweging maken. Maar hoe doe je dat zorgvuldig, namens een team dat nu deels met vakantie is? Gebruik deze checklist:

• Hebben we mandaat? Wat mogen we echt besluiten en wat moet later nog langs de rest?

• Wie missen we, en wat zouden zij belangrijk vinden in deze afweging?

• Is de groepsdynamiek in balans? Zijn we een goede afspiegeling van ons team?

• Kunnen we dit communiceren als voorlopig, of is dat niet nodig?

• Hebben we ruimte ingebouwd voor betrokkenheid achteraf?
  

Als je om deze vijf dingen denkt, kan er weinig misgaan. Ben je op zoek naar een geschikte werkvorm voor besluitvorming? In dit blog vind je zes concrete manieren om samen besluiten te nemen.

Draagvlak achteraf

Soms moet je gewoon dóór. Omdat er anders niets gebeurt. Maar als je besluiten neemt terwijl anderen er even niet zijn, zorg dan dat je twee dingen niet vergeet:

a) betrek hen zo snel mogelijk weer bij het verhaal, en

b) geef ze de tijd dit zich eigen te maken.

Ik maakte ooit mee dat er tijdens de afwezigheid van twee collega's een heel nieuw werkproces was opgetuigd. Toen zij terugkwamen, werd het hen zonder omhaal gepresenteerd als het nieuwe normaal. Die overval deed meer schade dan het besluit ooit had kunnen opleveren. Dus: tempo maken mag, maar houd oog voor de landing.

Stand van zaken-sessie

Begin september is een uitstekend moment voor een gezamenlijke startsessie met je team. Vaak ligt de focus dan op wat er allemaal aankomt: de volle agenda, deadlines, projecten die weer opstarten. Maar het is ook een kans om even stil te staan bij wat er in de zomer (niet) is gebeurd. Welke besluiten zijn er genomen? Wat is er in gang gezet? Waar is nog draagvlak voor nodig?

Zo’n sessie is niet alleen handig, maar ook goed voor de samenwerking. Je staat weer samen op één lijn voordat het najaar begint. Gebruik bijvoorbeeld deze vragen als uitgangspunt:

• Wat liep gewoon door?

• Wat is nieuw of veranderd?

• Wat is nog onzeker of tijdelijk?

• Wat moeten we opnieuw met elkaar afspreken?

Wat de genomen besluiten betreft: leg bij terugkomst uit waarom je deze stap hebt gezet, welke afwegingen je hebt gemaakt en wat de volgende keuzes zijn waar het team zelf nog invloed op heeft. Zo voorkom je dat collega's zich buitengesloten voelen, en zorg je dat zij zich alsnog kunnen verbinden aan wat er is besloten. Besluiten zonder iedereen is niet erg, zolang je de groep daarna weer meeneemt.

Geniet ervan!

Ik vind persoonlijk de zomer een heerlijke tijd om juist wel aan het werk te zijn. De sfeer is luchtiger, het tempo lager, en dat maakt ruimte voor reflectie en creativiteit. Juist als je ontspannen bent, ontstaan vaak de beste ideeën. Geniet dus van de zomer! Voor je het weet zit je tussen de najaarsdeadlines.