Drie valkuilen waar teams mee te maken hebben bij het opstellen van hun jaarplan

Een jaarplan maken met je team is hét moment om doelen scherp te stellen en elkaar weer even voor te houden: hier gaan we samen voor. Maar het is ook een moment waarop veel teams in dezelfde valkuilen stappen. In deze blog laat ik je drie veelgemaakte fouten zien en wat je kunt doen om ze te voorkomen.

Ik zat ooit in een sessie waar letterlijk de hele afdeling meeschreef aan het jaarplan. Ideeën genoeg, kaders daarentegen waren er niet. We realiseerden ons dat we véél te veel van onszelf vroegen, maar niemand durfde het gesprek aan over wat we konden schrappen. En toen kwam de directie ook nog met een heel eigen koers. Frustratie alom. Uiteindelijk kwam er wel een plan, dankzij een hoop schrijfwerk van het afdelingshoofd, maar een echte functie had het niet.

Veel teams maken bij het opstellen van hun jaarplan dezelfde drie fouten. Geen onwil, wel begrijpelijk. Gelukkig zijn ze makkelijk te vermijden als je weet waar je op moet letten. In dit blog neem ik je mee langs de valkuilen en laat ik zien hoe het ook anders kan.

1. Het plan past niet binnen de strategische koers

Een belangrijke reden om een jaarplan binnen de strategische koers te houden, is samenhang: zo voorkom je dat teams aan mooie, maar losse projecten werken die elkaar niet versterken. Als elk team z’n eigen richting kiest, krijg je versnippering in plaats van synergie.

Daarbij is iets is zo frustrerend voor een individuele medewerker als je dagelijks werk weinig te maken heeft met waar de directie heen wil. Hoe meer ruimte er lijkt te zijn om zelf keuzes te maken, hoe groter de teleurstelling als blijkt dat die ruimte vooral schijn was. Daarom zijn jaarplanmomenten ook een goede test: zijn de strategische plannen van de organisatie concreet genoeg om te vertalen naar het werk van alledag? En andersom: lukt het teams om hun bijdrage hieraan te formuleren? Als dat niet lukt (de doelen zijn vaag of onhaalbaar, je praat langs elkaar heen) is dat geen teken dat het team faalt, maar een seint dat de koers bijstelling nodig heeft. Een goed jaarplan schrijf je dus niet door blind in te vullen, maar door af te stemmen. En dat vraagt om een gedeeld kompas.

Dit helpt: Zorg dat de strategische lijn vooraf helder is en zichtbaar aanwezig tijdens de sessie. Bijvoorbeeld via een praatplaat of een check-in met het MT. Zo voorkom je dat plannen stranden op de verkeerde koers.

2. Het jaarplan heeft geen kaders

In sessies waarin iedereen meeschrijft ontstaat vaak een overvloed aan ideeën. Dat voelt inclusief, maar zonder structuur wordt het een soort marktplaats van losse plannen. Het gevaar: het voelt alsof er veel gebeurt, maar er ontstaat geen samenhang of richting. Dat los je op door kaders aan te brengen waarbinnen het plan moet vallen. Dat lijkt beperkend, maar is juist heel bevrijdend. En als er een onderwerp is dat er niet in past, maar wel belangrijk is, komt dat hoe dan ook wel bovendrijven.

Een jaarplan zonder kader is als een boodschappenlijst zonder recept. Alles mag erin, alles lijkt belangrijk. Zeker als je met meerdere teams tegelijk plannen maakt, is het zonde als iedereen zijn eigen invulling geeft. Dan krijg je de ene keer een ambitieus actieplan en de andere keer een losse flodder post-its.

Dit helpt: Bepaal vooraf samen wat er in een jaarplan thuishoort. En houd dat zoveel mogelijk gelijk per team of afdeling. Zo zorg je voor vergelijkbaarheid, samenhang en betere keuzes.

Een voorbeeld van een kader voor een jaarplan:

Voor een kleine organisatie (bijvoorbeeld een team van 8 mensen):

• 2 tot 3 concrete doelen voor het jaar

• 1 thema waarop je als team wilt leren of verbeteren

• Heldere verdeling van verantwoordelijkheden

• Wat laten we dit jaar bewust liggen?

  
  

Voor een grotere organisatie (meerdere afdelingen):

• Strategische doelstellingen per pijler of programma

• Koppeling met begroting of capaciteitsplanning

• Heldere eigenaarschap per actie (wie trekt het?)

• Wat stoppen we (projecten/werkwijzen)?

• 1 innovatie-experiment of vernieuwing per team

• Afspraken over samenwerking met andere teams

  
  

Bedenk: een goed kader is geen keurslijf, maar een richtingaanwijzer. Het maakt plannen makkelijker en effectiever.

3. Niemand stelt prioriteiten

Je kunt van alles verzinnen, maar als je niet óók schrapt, ga je de mist in. Veel teams maken wel plannen, maar vermijden het gesprek over wat er niet meer bij kan. De lijst groeit, de agenda puilt uit, en uiteindelijk wordt alles half gedaan of blijft het liggen. Tijdens sessies hoor je mensen vaak zeggen: “We willen dit óók nog…” Maar haast nooit: “Dan moet dat dus van tafel.” En toch is dat precies de stap die plannen geloofwaardig maakt.

Prioriteren vraagt moed. Het betekent keuzes maken, ook als alles belangrijk voelt. En ja, soms betekent het dat iemand z’n favoriete project moet laten vallen. Maar beter dat nu helder maken, dan over zes maanden geconfronteerd worden met een plan dat is ingezakt.

Dit helpt: Werk met een matrix (zoals urgentie-impact), laat teams stemmen op de drie belangrijkste acties, of kies samen één doel dat per se gehaald moet worden. En maak het zichtbaar: wat schuif je door, wat valt af, wat krijgt voorrang?

Hulp nodig bij het maken van jaarplan met je team?

Een goed jaarplan maak je niet in je eentje. Soms is het fijn als iemand van buiten helpt om structuur aan te brengen, lastige gesprekken te begeleiden en het proces in goede banen te leiden. Wil je met je team aan de slag en kun je daar wel wat hulp bij gebruiken? Bekijk dan mijn aanbod voor een jaarplandag. Dan begeleid ik een efficiënte teamdag met een stevig jaarplan als resultaat.