Een brainstormsessie begeleiden - zo schep je de juiste sfeer voor oplossingen

Een goede brainstormsessie valt of staat met de sfeer. Is de sfeer ontspannen en open, dan durven deelnemers vrij te denken en nieuwe oplossingen te bedenken. Hoe schep je zo’n sfeer? In dit artikel deel ik acht praktische tips om een sfeer te creëren waarin ideeën stromen.

Of je nu een vergaderruimte binnenloopt, een huiskamer waar een feestje wordt gevierd of een serene kerk, de meeste mensen voelen onmiddellijk de sfeer aan. Het is de combinatie van wat je ziet, hoort en verder nog opmerkt, die maakt dat je een bepaald gevoel krijgt. Mensen voelen intuïtief aan wat de ruimte van hen verwacht en passen zich daarop aan.  Een heel zintuiglijk proces, dus.

Als de sfeer er maar in zit

Ga je een brainstormsessie begeleiden, maak dan bewust keuzes over ruimte, structuur en interactie. Welke sfeer wil jij neerzetten? In dit artikel ga ik in op een veilige, actieve sfeer. Een sfeer voor oplossingen. Deze acht dingen zijn goed om op te letten. 

1. Welkom!

Dit is essentieel, of je nu gaat brainstormen of evalueren. Zorg dat je uitnodiging helder én uitnodigend is. Weten mensen waarom ze erbij zijn? Wat ze gaan bijdragen? En welke kwaliteiten nodig zijn? Schrijf een warme, uitnodigende tekst of maak een kort filmpje. Ook het begin van de sessie zelf is belangrijk. Jij bent de host: merk mensen op, maak een praatje en schenk een kop thee in. Zet dat stapje extra!

2. Zorg voor denkruimte

Een bedompt hok zonder daglicht, daar wordt niemand energiek van. Kies een ruimte met frisse lucht, genoeg licht en bewegingsruimte. Liever een iets te grote zaal dan een te kleine. Ook een lekker muziekje bij binnenkomst doet wonderen.

3. Creëer een sfeer van vertrouwen

Dit is misschien wel je belangrijkste verantwoordelijkheid bij het begeleiden van een brainstormsessie. Als mensen bang zijn om fouten te maken, gaan ze geen nieuwe dingen proberen. Maak daarom een paar afspraken als:

• Wat in de groep besproken wordt, blijft daar. Tenzij iedereen het eens is dat een specifiek iets naar buiten mag, en op welke manier.

• We nemen elk voorstel serieus (dat is niet hetzelfde als dat je niet mag lachen)

En zorg dat mensen elkaar beter leren kennen met een fijne kennismaker. 

4. Zorg voor openheid

Brainstormen is divergeren. Eerst zoveel mogelijk opties verzinnen, hoe onwaarschijnlijk of onmogelijk ook. Alles mag op tafel, finetunen komt later. Moedig aan om oordelen uit te stellen, doe het zelf voor en oefen het samen, bijvoorbeeld met een spelletje. Zeg iets absurds als: ‘iedereen moet voortaan verplicht een olifant aan een touwtje meenemen’ en nodig anderen uit daar serieus op in te gaan. 

5. Structuur geeft houvast

Mensen die weten waar ze aan toe zijn, voelen zich veilig. Geef daarom vooraf een globaal overzicht van de sessie (en laat genoeg ruimte voor jezelf om daarbinnen te freestylen). Leg elke werkvorm duidelijk uit, ook al zie je blikken van herkenning. Check regelmatig of iedereen het snapt en sluit achteraf de sessie bewust weer af.

6. Beweeg!

Alleen op een stoel zitten en met je hoofd bezig zijn? Zonde van je potentieel. Iets doen, dat brengt energie. Wissel staan en zitten af, laat mensen rondlopen, tekenen, schrijven, daadwerkelijk vlaggetjes verplaatsen op een fysieke tijdlijn. En gooi er af en toe een goeie energizer in, dat houdt iedereen scherp.

7. ...makes the dream work

Je brainstormt niet voor niets met een groep. Verschillende achtergronden en ervaringen zorgen voor betere oplossingen. Geef deelnemers de kans hun ervaringen met het onderwerp te delen en om hun sterke kanten te laten zien. Maak gedurende je sessie verschillende groepjes om het beste uit de samenwerking te halen.

8. Uit je waardering

Gedurende de sessie spreek je je waardering uit als mensen met veel ideeën komen of iemand aanvullen. Benadruk tussendoor steeds hoeveel werk je tot dat punt verzet hebt. Na afloop bedank je natuurlijk iedereen hartelijk en geef je inzicht in het vervolg. Geef eventueel een symbolisch aandenken mee, zoals een kaartje of een post-it-blokje. 

Basisvoorwaarde

De juiste sfeer is geen bijzaak, het is de voorwaarde voor een succesvolle brainstormsessie. Je deelnemers voelen zich welkom, gewaardeerd en veilig genoeg om vrijuit te denken. En dat is precies waar je het voor doet: samen tot waardevolle oplossingen komen. 

Al met al best een hoop om op te letten. Wil je het begeleiden van een brainstormsessie toch liever aan een professional overlaten? Ik kan je helpen. Stuur me gerust een mailtje met wat jij nodig hebt, dan praten we verder.