Efficiënte werkvormen voor teams die 'geen tijd' hebben

Is het jou ook wel eens opgevallen dat de mensen die het het drukst hebben, de grootste moeite hebben om besluiten te nemen? Dat is niet zo gek, want juist onder tijdsdruk blijft alles half open staan en stapelen de keuzes zich op. Dit zijn ontwerpprincipes die tijd opleveren in plaats van dat ze tijd kosten. Plus concrete voorbeelden van werkvormen.

Ik heb de zucht van frustratie wel eens gehoord aan het begin van een sessie. Mensen die denken: dit gaat weer tijd kosten die we eigenlijk niet hebben. Maar goed, als creatieve denksessies alleen maar tijd kosten en niets opleveren, zou ik ze zelf ook niet zo serieus nemen. Je gebruikt een werkvorm met een reden en niet voor de leuk. Als ik meer tijd neem, levert ook meer inzicht op. Maar soms is er een haastklus, en moet je het doen met de beperkte tijd die je hebt. Dit is waar ik naar kijk als ik zoek op ben naar efficiëntie.

Efficiënte werkvormen vragen om schrappen

Ik laat me zelf wel eens meeslepen door m'n creativiteit. Een extra speels element, wat leuke kaartjes laten printen, het kan allemaal, maar het is niet altijd zinvol. Hoewel, leuk is ook zinvol. Maar niet per definitie efficiënt. Weinig tijd betekent schrappen.

Voorbeeld: één gerichte vraag

Neem zo’n rondje updates. Dat kan zo een kwartier duren zonder dat het ergens heen gaat. Beperk het naar één gerichte vraag. Iets als: wat vraagt deze week echt je aandacht? Of: waar zit je grootste knelpunt? Iedereen krijgt twintig seconden. Je hoort alleen wat ertoe doet en je hebt meteen zicht op waar je samen iets mee moet.

Efficiënte werkvormen vragen weinig uitleg

Als je een werkvorm eerst uitgebreid moet toelichten, ben je al tijd kwijt voordat er iets gebeurt. Daarom gebruik ik in tijdnood werkvormen die nauwelijks aandacht vragen.

Instructies die nodig wel nodig zijn, houd ik klein en direct. Niet eerst het verhaal uitleggen, maar mensen stap voor stap begeleiden. “Pak je notitieblok.” Even later: “En een pen.” Daarna: “Deze opdracht doen we in duo’s.” Het voelt misschien een tikje schools, maar het werkt. De groep hoeft niet alles tegelijk te onthouden en je verliest geen tempo aan uitleg.

Voorbeeld: snel consensus ophalen

Deze werkt goed als je in korte tijd overzicht wilt krijgen en snel wilt bepalen wat er echt toe doet, bijvoorbeeld bij een risico-inventarisatie. Werk in duo’s en laat ze risico’s (of succesvoorbeelden, behoeften, of wat dan ook) opschrijven. Daarna leg je de lijsten naast elkaar. Komt iets bij meerdere groepjes terug; dan neem je het direct over. Staat iets maar bij één duo; dan check je kort of het relevant is. Zo maak je tegelijkertijd gebruik van samen nadenken en op elkaar voortbouwen, en bespaar je tijd.

Efficiënte werkvormen maken verschil zichtbaar

Zolang onduidelijk hoe groot een verschil is, verlies je tijd. Het lijkt bijvoorbeeld alsof iedereen het grondig oneens is, maar het verschil zit 'm eerder in nuances. Een efficiënte werkvorm maakt zichtbaar waar prioriteiten uiteenlopen of waar twijfel zit. Dan weet je waar het gesprek echt over moet gaan.

Voorbeeld: prioriteren met stippen

Geef iedereen een paar stemmen en laat ze die verdelen over de opties. Zonder overleg, gewoon kiezen. In één oogopslag zie je waar energie zit en waar niet. Daarna kun je gericht kijken: waarom hier wel, en daar niet? Je voorkomt een lange discussie en gaat meteen naar wat ertoe doet. Lees hier meer over dotvoting.

Efficiënte werkvormen sturen op besluiten

Zolang alles open blijft, blijf je praten. Dus bouw een beperking in. Laat mensen één optie kiezen, ook als die nog niet perfect is. Dat voelt soms wat strak, maar het voorkomt dat je blijft hangen in verkennen zonder ooit ergens te landen.

Voorbeeld: kiezen vanuit energie

Laat mensen niet eindeloos wegen, maar kiezen. Vraag welke ideeën energie geven en zet ze tegenover elkaar. Steeds twee tegelijk; waar ga je staan? Zo werk je toe naar één optie die de meeste beweging oproept. Daarna pas de check: welke argumenten horen hierbij? Klopt het nog steeds, dan heb je een besluit dat ook echt gedragen voelt. Lees hier hoe je dit stap voor stap doet.

Wat dit oplevert

Zodra je op efficiëntie gaat letten, merk je een enorm verschil. Minder mensen die nog eens hetzelfde punt maken omdat het nog niet echt geland is, bijvoorbeeld. In plaats daarvan ontstaat er focus. Dat geeft rust in de groep, door dat je het gevoel hebt ergens te komen met elkaar. Dat gevoel is voor iedereen fijn, maar zeker voor mensen die ervan overtuigd zijn dat ze te druk zijn.

Gebrek aan tijd is eigenlijk nooit het probleem. Als een vraagstuk het waard is om tijd in te investeren, is die altijd beschikbaar. Met de juiste werkvormen en een facilitator die scherp te tijd in de gaten houdt, kun je in korte tijd veel stappen zetten. Wil je dat eens verkennen voor jouw team of overleg? Kijk op mijn aanbodpagina om te zien hoe ik je daarbij kan helpen.