Evalueren met een opstelling: zo maak je rollen en dynamiek zichtbaar

Een evaluatie wordt pas echt waardevol als je zeker weet dat je het over hetzelfde hebt. Met een opstelling als werkvorm breng je een proces in beeld: wie stond waar, wat zag je, wat werkte wel en wat niet? Deze manier van evalueren helpt om input te verzamelen die verder gaat dan losse meningen. Of je nu een proces of een los project wilt evalueren.

Opstellingen winnen aan populariteit. Vooral familieopstellingen duiken steeds vaker op, en dat is niet gek. Het is indrukwekkend wat er gebeurt als je iemands binnenwereld ineens ruimtelijk zichtbaar maakt. De opstellingen waar ik het hier over heb, zijn iets heel anders. Geen systemisch werk, maar een praktische en visuele werkvorm waarmee je samen een proces onderzoekt. Want sommige inzichten krijg je pas als je ze letterlijk voor je ziet. Een fijne tegenhanger van de overvloed aan informatie in woorden die we dagelijks tot ons nemen.

De kracht van zien

Visualiseren is iets onzichtbaars zichtbaar maken, letterlijk of in je hoofd. In dit geval gaan we voor letterlijk. Dat heeft namelijk enorm veel voordelen: iets voor je zien helpt te te begrijpen hoe iets zit. Je kunt er afstand van nemen en het letterlijk vanuit een andere hoek bekijken. Allemaal hetzelfde zien maakt communicatie makkelijker en helpt bij het sneller nemen van beslissingen. Je voorkomt misverstanden. Zo kan het zijn dat twee collega's zichzelf dicht bij elkaar zetten, maar op een afstand van de rest van het team. Daarnaar kijken erover praten is heel iets anders dan te horen krijgen van een collega dat hij weinig aansluiting voelt.

De kracht van bewegen

Het mooie van opstellen is dan weer dat je verschillende dingen kan uitproberen. Je kunt schuiven met rollen en verantwoordelijkheden, met de volgorde, mensen er tussenuithalen en dingen toevoegen. Een experiment, maar dan niet in de praktijk. Wat nu als we een nieuwe collega aannemen, waar zouden we die neerzetten zodat ze de meeste impact heeft? is een vraag waarop je de antwoorden kunt uitproberen.

Een stappenplan voor evalueren met een opstelling

1. Doel bepalen

   Bepaal wat je precies wilt evalueren, bijvoorbeeld de samenwerking, het proces of het halen van specifieke doelen. Formuleer één open hoofdvraag, die met hoe begint. Verdeel die in subvragen en check ze bij de groep. Maak eventueel een prioriteitenlijstje.

   
   

   Voorbeeld van een hoofdvraag: hoe kunnen we op zo'n manier samenwerken dat de klant zo goed mogelijk bediend wordt? Mogelijke subvragen: Welke partijen spelen een rol in deze samenwerking en hoe verhouden zij zich nu tot elkaar? Wat heeft de klant nodig en wie voelt zich daar nu verantwoordelijk voor? Waar is afstemming nodig om beter samen te werken?
   

   

   Ik gebruik graag gekleurde cirkels voor real life venndiagrammen.

2. Een speelveld kiezen

   Afhankelijk van je vraag kies je een passend speelveld: een ruimte waarbinnen je de opstelling maakt. Dit is vaak een vel papier op tafel waar je omheen kunt lopen. Het is handig een paar richtlijnen mee te geven. Kies bijvoorbeeld voor:

   
   

   • Lijn Als je een project of proces wilt evalueren, kun je een lijn tekenen op tapen van start naar finish. Als er van tevoren mijlpalen duidelijk zijn, kun je die alvast intekenen. Het helpt om te visualiseren waar elke stap in het proces zich bevindt.

   
   

   • Cirkel

     Deze opstelling is goed voor het onderzoeken van relaties, rollen en interacties tussen mensen of teams. Het helpt om te begrijpen hoe de dynamieken in de groep of tussen verschillende partijen zich verhouden. Teken een cirkel, gebruik een hoepel of een stuk gekleurd plastic (mijn favoriet!) Je kunt verschillende cirkels in elkaar tekenen, of deels overlappende.

     
     

   • Matrix

     Deze opstelling is handig om verschillende factoren (zoals invloed, betrokkenheid of tevredenheid) tegen elkaar af te zetten, bijvoorbeeld bij het evalueren van de impact van verschillende teamleden of onderdelen van het project. Teken of tape een matrix met twee assen: de ene as voor invloed (van weinig naar veel), de andere as voor betrokkenheid (van laag naar hoog). Of kies andere variabelen.

     
     

     

     Mijn eigen avatars zijn een mix van surprise-eieren en schaakstukken

3. Avatars kiezen en plaatsen

   Begin met het maken van een lijst van alle betrokkenen. Vervolgens kiezen alle deelnemers een avatar. Dit kunnen plastic poppetjes zijn, bijvoorbeeld van lego, playmobil of welk willekeurig speelgoed dan ook. Ook alle externe betrokkenen krijgen een avatar. Als het kan, houd het dan op enkelvoud: één poppetje dat de klant voorstelt, één avatar die het bestuurslid vertegenwoordigt. Maak een beginopstelling en laat de deelnemers even puzzelen tot iedereen het eens is. Lukt dat niet, spreek dan af twee versies uit te spelen.

   
   

4. Verken de dynamieken

   Vraag de deelnemers om samen te onderzoeken hoe de opstelling eruitziet. Een gouden vraag om te stellen is: wat zie je? Dat kun je vervolgens uitbreiden naar: wat valt op? Is er een positie cruciaal? Stimuleer discussie over de verschillende perspectieven van de deelnemers.
   

5. Experimenteer met veranderingen

   Laat de groep experimenteren door de avatars te verplaatsen en te kijken hoe veranderingen in de opstelling de dynamiek beïnvloeden. Wat gebeurt er als iemand in een andere positie wordt gezet? Als twee mensen zich met één taak gaan bezighouden? Als er weinig consensus is, geef ik iedere deelnemer om te beurt de touwtjes in handen. Laat maar zien wat je wilt dat er verandert. Je kunt ook symbolisch iets toevoegen, zoals een object dat ‘vertrouwen’ of ‘belemmering’ vertegenwoordigt. Dat kan zelfs gewoon een post-it zijn waar ze het woord op schrijft. “Waar zou dit liggen?" Of vraag de een deelnemer een 'interventie' te plegen.
   

6. Conclusies en acties

   Vraag de groep welke inzichten ze hebben opgedaan en welke acties ze zouden willen ondernemen op basis van de opstelling. Doe dat individueel en trek daarna pas conclusies. Leg die vast en bespreek hoe ze in de praktijk kunnen worden toegepast.

   
   

Zie je het al voor je?

Een goede opstelling maakt het onzichtbare zichtbaar. Wie stond waar? Wat gebeurde er eigenlijk? In één oogopslag zie je hoe de samenwerking verliep en waar het beter kan. Dat werkt bevrijdend. Maar als je deze werkvorm verkeerd inzet, kun je juist mensen kwijtraken. Dan wordt het te groot, te vaag of te ingewikkeld. Je doet die niet even tussendoor.

Dus: niet zomaar doen. Laat je begeleiden door iemand die dit vaker heeft gedaan. En houd het klein, acht mensen is een mooi maximum. Heb je een grotere groep? Splits op en zorg dat er voldoende begeleiding is.

Wil je ontdekken wat een opstelling jouw team kan opleveren? Neem contact op, dan denk ik met je mee. Ik kan je helpen je sessie vorm te geven én te begeleiden.