Op zoek naar een goed voorbeeld voor je jaarplan? Zo maak je een visueel plan

Zoek je een voorbeeld voor je jaarplan? Dan vind je online vooral lange documenten en formats vol tekst. In dit blog laat ik zien hoe het anders kan. Compact, concreet en bruikbaar in de praktijk, inclusief stappen om het zelf te maken.

Onlangs las ik dat AFAS stopt met jaarplannen. CEO Bas van der Veldt noemt het zelfs een experiment richting een planloze organisatie. Zijn argument: veel plannen worden nooit gerealiseerd, terwijl belangrijke ontwikkelingen als AI nooit in een plan hebben gestaan.

Dat gevoel snap ik wel. Als een jaarplan een dik document is dat je in december schrijft en daarna niet meer bekijkt, dan kun je het inderdaad beter schrappen. Maar dat is wat mij betreft niet het einde van het jaarplan. Dat is het einde van het verkeerde soort jaarplan. Een goed jaarplan is kort, concreet en visueel.

Stoppen met jaarplannen? Of stoppen met slechte jaarplannen?

Veel traditionele jaarplannen zijn uitgebreid en zorgvuldig opgebouwd, maar lastig hanteerbaar in het dagelijks werk. Ze worden geschreven voor het archief of voor verantwoording, niet voor gebruik. Een visueel jaarplan draait dat om. Het is bedoeld om op tafel te liggen tijdens overleggen, om voortgang te bespreken en om keuzes tegen het licht te houden.

In een eerder blog beschrijf ik drie veelgemaakte fouten die ik vaak zie bij teams die hun jaarplan zelf proberen te maken, en vooral hoe je die voorkomt. Je leest het hier: Drie valkuilen bij het maken van een jaarplan. Dit blog gaat meer in op het maken van een visueel jaarplan dat bij je organisatie of team past.

Hoe ziet een goed jaarplan eruit? Een voorbeeld

Soms is alleen een visual genoeg. Dat werkt vooral bij zelfstandige of zelfsturende teams, waar mensen gewend zijn hun eigen taken te formuleren vanuit de organisatiedoelen. Als je elkaar erop wilt aanspraken, of je moet je verantwoorden naar een managementlaag boven je, is het toch handig om de acties en verantwoordelijkheden uit te schrijven. Hieronder vind je de structuur van een jaarplan dat kort is, maar wel compleet:

Het belangrijkste zit 'm in de staart; de visuele samenvatting. Alles bij elkaar op één A3, zodat je het plan kunt gebruiken in overleggen, terugblikken en voortgangsgesprekken. Met zo’n visueel overzicht zorg je voor houvast. Het maakt het makkelijker om koers te houden en successen te vieren.

Hoe zorg je voor zo’n visueel jaarplan?

In dit voorbeeld gebruik ik de metafoor van een groot bouwwerk. Denk aan de zeven wereldwonderen van de oudheid. Zorg voor een groot vel papier om je bouwwerk op te tekenen. Bij een klein team is een flipovervel genoeg, bij een groot team plak je er twee aan elkaar of gebruik je desnoods een papier op een rol.

Stap 1: teken waar je naartoe bouwt

Bovenaan het vel teken je niet meteen doelen, maar de richting. Zie het als de hemel waar je naartoe bouwt. Teken wolkjes, regenbogen, een zonnetje, wat je ook maar aan je ideaalbeeld doet denken, en schrijf erin waar jullie uiteindelijk naartoe willen. Dit is de vaststaande visie van het bedrijf. Vlak daaronder komt de richting voor het nieuwe jaar. Geen lange tekst, maar een korte, richtinggevende zin. Waar werken we naartoe?

Stap 2 : leg het fundament

Kijk daarna naar je strategische doelen. Niet elk doel staat op dezelfde hoogte.

Is er één doel dat voorwaardelijk is voor de rest? Iets dat eerst op orde moet zijn voordat andere ambities kunnen groeien? Teken dat onderaan als fundament. Zonder stevige basis stort de toren vroeg of laat in. Dit fundament draagt de rest van jullie plannen.

Stap 3: bouw de lagen

Daarboven komen de bouwlagen. Dat kunnen drie kolommen zijn, of drie duidelijke vlakken naast elkaar. Zie ze als verschillende verdiepingen of bouwdelen van hetzelfde wonder. Sommige doelen kun je naast elkaar ontwikkelen. Ze bestaan parallel, zoals verschillende zijden van een bouwwerk.

Bij elk doel noteer je de belangrijkste overkoepelende acties. Zorg ervoor dat je het juiste detailniveau hebt; het heeft geen zin om alle doelen superspecifiek uit te werken. Zet er meteen de naam van een verantwoordelijke bij. Wie legt deze steen?

Stap 4 : vergeet de steigers niet

Aan de zijkant of onderaan maak je ruimte voor randvoorwaarden. Zie dit als de steigers van de bouwplaats. Wat hebben we nodig om veilig en effectief te bouwen? Dit helpt om je ambitie reëel te houden.

Stap 5: maak het leesbaar in één oogopslag

Werk met kleur. Eén kleur per strategisch doel geeft rust en overzicht. Gebruik korte zinnen, geen alinea’s. Als iets niet in één regel past, is het waarschijnlijk nog niet scherp genoeg.

Het idee voor deze visualisatie is geïnspireerd op het spel 7 Wonders Architects, in het Nederlands uitgegeven door Repos Production

Vind je het spannend om het zelf visueel te maken? Dan kun je ook een zakelijk tekenaar inschakelen die jullie gesprek live vertaalt naar beeld. Dat geeft vaak rust en overzicht, omdat iemand meeluistert en ter plekke structuur aanbrengt. Het voordeel is dat je aan het eind van de dag een professioneel uitgewerkt overzicht hebt dat je zo kunt delen binnen het team of de hele organisatie.

Waarom begeleiding zin heeft

Een jaarplansessie begeleiden is iets anders dan meedenken over de inhoud. Als begeleider heb je geen inhoudelijke mening. Je kiest geen kant en verdedigt geen eigen voorstel. Juist daardoor ontstaat objectiviteit. Een goede procesbegeleider bewaakt het tempo, zorgt dat iedereen wordt gehoord en voorkomt dat hiërarchie ongemerkt de richting bepaalt. Niet de hardste schreeuwer wint, maar het beste argument. Dat betekent niet dat je altijd een externe moet inhuren. Wel dat degene die de sessie leidt zijn of haar mening tijdelijk opzij zet.

In één dag naar een gedragen jaarplan

Een jaarplan hoeft geen maanden te kosten, dat is echt jammer van je tijd. Als je werkt met een goed ontworpen sessie, kun je in één dag samen de hoofdlijnen neerzetten. Het verschil zit niet in meer tijd, maar in een goed begeleid proces.

Ben je op zoek naar iemand die dat voor je kan begeleiden? Ik doe het graag voor je. Op mijn pagina Een jaar in een dag lees je precies hoe ik een teamsessie begeleid tot een concreet en gedragen jaarplan.