Een project starten zonder gedoe: zo maak je samenwerkingsafspraken

Een project kan inhoudelijk nog zo goed doordacht zijn; als de samenwerking misloopt, loopt het vast. Toch nemen we bij de start nauwelijks de tijd om daar echt bij stil te staan. In dit blog zoom ik in op samenwerkingsafspraken bij de projectstart; waarom ze vaak ontbreken en wat er gebeurt als je er besluit tijd in te investeren.

Ben je vooral op zoek naar hoe je een projectstart of kick-off-sessie inhoudelijk vormgeeft, met doelen, werkvormen en opbouw? In een eerder artikel ga ik uitgebreid in op het ontwerpen van een goede kick-off-sessie en wat die kan opleveren voor je project. Dit stuk zoomt juist in op één onderdeel daarvan: samenwerkingsafspraken, en wat er gebeurt als je ze wel of niet expliciet maakt.

Waarom zou je samenwerkingsafspraken maken?

Bij de start van een project gaat de aandacht vaak naar inhoud, planning en rollen. Hoe je met elkaar samenwerkt, lijkt vanzelfsprekend en blijft onbesproken. Juist daardoor ontstaat later gedoe. Dat hoeven geen openlijke conflicten te zijn, het kan ook ruis zijn over tempo, besluiten en betrokkenheid. Samenwerkingsafspraken zijn een manier om verwachtingen en speelruimte expliciet te maken.

Allen opschrijven is niet genoeg. Samenwerkingsafspraken moet je gebruiken, anders hebben ze geen zin. In plaats van frustratie of stil verwijt kun je teruggrijpen op iets wat je samen hebt afgesproken. Dat maakt bijsturen makkelijker en minder beladen. Hieronder vind je een handig stappenplan voor het onderdeel 'afspraken maken' in je projectstart.

1. Begin met aannames zichtbaar maken

Start niet met afspraken, maar met aannames. Laat iedereen individueel opschrijven wat hij of zij verwacht van de samenwerking. Denk aan tempo, betrokkenheid, besluitvorming of bereikbaarheid. Verzamel de briefjes en orden ze samen. Waar is iedereen het eens? Waar zitten de verschillen? Waarschuw deelnemers dat ze nog even geen oordeel vellen, dit is alleen bedoeld als inventarisatie.

2. Zoom in op momenten die spannend kunnen worden

Vraag de groep om situaties te benoemen waarin een samenwerking lastig zou kunnen worden. Bijvoorbeeld bij tijdsdruk, onduidelijke besluiten of als er feedback verwacht wordt. Laat kleine groepjes één situatie kiezen en verkennen wat er dan nodig is om goed te blijven samenwerken. Hier ontstaat vanzelf taal voor afspraken.

3. Maak afspraken in gedragstaal

Vertaal de opbrengst niet naar abstracte woorden als 'open communicatie', maar naar concreet gedrag. Wat doen we dan wel? Wat juist niet? Laat de groep dit zelf formuleren en aanscherpen. Hoe concreter, hoe beter ze later bruikbaar zijn.

4. Kies bewust wat je vastlegt

Niet alles hoeft een afspraak te worden. Laat de groep kiezen welke punten cruciaal zijn voor dit project. Beperk het aantal. Te veel afspraken maakt ze vrijblijvend. Dit moment dwingt tot prioriteren.

5. Leg ze vast en maak ze bespreekbaar

Zorg dat de afspraken zichtbaar blijven, op een plek waar je er later op terug kunt komen. Een poster aan de muur is een goed idee als je veel in dezelfde ruimte bent. Een prominente plek in je digitale samenwerkingsruimte kan net zo goed. Spreek af dat iedereen ze mag benoemen als het nodig is.

6. Vergeet niet te evalueren

Maak ze onderdeel van je evaluatie.Vaak gaat de aandacht bij het evalueren naar de inhoud, terwijl samenwerking, groepsdynamiek en werkvormen ook invloed hebben op het resultaat.

Wil je meer zicht op wat je samen kunt bereiken met goed afgestemde samenwerking, dan denk ik daar graag over mee. Kijk op mijn aanbodpagina om er meer over te lezen, of neem meteen contact op.