“Help, mijn werkvorm werkt niet!”

Er zijn talloze boeken vol werkvormen. Het internet staat er bol van (mijn eigen website trouwens ook). Alles om je sessie effectiever te maken. En toch gebeurt het: je gooit er vol enthousiasme een werkvorm in en… niks. Geen energie, geen interactie en geen idee wat er misgaat.

In dit blog laat ik je zien waar dat aan kan liggen en waar ik zelf wel eens de mist in ben gegaan als facilitator. Maar ook hoe je kunt bijsturen. Dat dingen niet gaan zoals je ze bedacht had, is namelijk de gewoonste zaak van de wereld.

Hoe het mis kan gaan met een werkvorm

Dit kan er aan de hand zijn. Let op: er kunnen zelf meerdere oorzaken tegelijk spelen.

Mismatch met de groep 

Een te abstracte werkvorm voor een praktische club. Of juist andersom: een creatieve oefening voor een groep die vooral behoefte heeft aan structuur. Wat bij de één vleugels geeft, doet de andere fronsen. Zorg dus dat je weet wie je voor je hebt. Ik begeleidde ooit een heel praktisch team, echte doeners, die zichtbaar moesten wennen aan mijn aanpak. Sindsdien vraag ik altijd hoe een groep normaal gesproken samenwerkt en overlegt.

Te veel tegelijk 

Als je iets nieuws probeert zonder houvast, raak je deelnemers kwijt. Een ingewikkelde opdracht, nieuwe groepssamenstelling, onbekende werkvorm én een krappe tijdsplanning? Dan weet niemand waar te beginnen. Begin klein, geef houvast, en bouw daarna pas op.

Slechte uitleg

Toen ik net begon met faciliteren, vond ik het uitleggen van een werkvorm verdraaid lastig. Zelf zie je het helemaal voor je, maar de groep zit glazig te kijken. Niet iedereen begrijpt de bedoeling meteen.

Wat mij helpt: ik leg het uit alsof ik iemand meeneem die er nog blanco in staat. Als diegene mee is, is de rest dat ook. Je bent al snel geneigd om voor het ‘gemiddelde’ te praten, maar dan mis je juist degenen die je het meest nodig hebt.

Nog een tip: vraag of iemand uit de groep het nog eens wil uitleggen. En geef altijd een voorbeeld. Zorg er wel voor dat het zo onwaarschijnlijk is dat je niemand alvast een richting in duwt.

Onvoldoende veiligheid of vertrouwen

Een werkvorm die vraagt om kwetsbaarheid werkt alleen als de groep zich veilig voelt. Is dat niet zo, dan klapt alles dicht. In mijn blog over ingrijpen in de groepsdynamiek beschrijf ik hoe je dat kunt herkennen en wat je dan kunt doen. Hier wil ik vooral zeggen: kies je werkvorm met gevoel voor timing en wees niet bang om bij te sturen als de groep er nog niet klaar voor is.

Nog een tip: vraag of iemand uit de groep het nog eens wil uitleggen. En geef altijd een voorbeeld. Zorg er wel voor dat het zo onwaarschijnlijk is dat je niemand alvast een richting in duwt.

Onvoldoende veiligheid of vertrouwen

Een werkvorm die vraagt om kwetsbaarheid werkt alleen als de groep zich veilig voelt. Is dat niet zo, dan klapt alles dicht. In mijn blog over ingrijpen in de groepsdynamiek beschrijf ik hoe je dat kunt herkennen en wat je dan kunt doen. Hier wil ik vooral zeggen: kies je werkvorm met gevoel voor timing en wees niet bang om bij te sturen als de groep er nog niet klaar voor is.

Hoe merk je het als een werkvorm niet werkt?

Soms voel je het meteen: de energie zakt en er vallen stiltes waar je vragen had verwacht. Andere keren duurt het even voor je het doorhebt. Je ziet mensen elkaar aankijken met zo’n blik van: help. Of het tegenovergestelde: iedereen begint tegelijk, maar het gaat alle kanten op. In elk geval zie of hoor je dat mensen geen grip hebben op wat er moet gebeuren. Dan is het bijsturen geblazen.

Wat kun je doen als het gebeurt?

Een werkvorm die niet uit de verf komt, is geen ramp. Dit zijn vier manieren om soepel bij te sturen:

Nuchter afkappen

Zeg gewoon wat er is: “Deze werkt nu niet, we doen wat anders.” Niks mis mee. Je laat zien dat je de groep serieus neemt en dat het proces belangrijker is dan het programma. Als je het echt even niet meer weet, las je gewoon een pauze in. Niemand is tegen pauzes.

Versimpelen of inkorten

Je hoeft niet meteen de hele werkvorm overboord te gooien. Soms helpt het al om alleen het eerste deel te doen, of om de opdracht simpeler te maken. Bijvoorbeeld: laat mensen één idee opschrijven in plaats van vijf, of geef drie minuten in plaats van tien.

Omzetten naar een gesprek

Als de energie stokt, kun je altijd terug naar de groep. Vraag gewoon: “Wat gebeurt hier?” of “Wat heb je nu nodig om verder te kunnen?” Vaak levert zo’n vraag meer op dan de werkvorm zelf. En je betrekt de groep actief bij het proces.

Overstappen naar plan B

Ik zorg dat ik altijd een eenvoudige werkvorm achter de hand heb. Energizers zijn altijd goed om paraat te hebben. Of als je juist de energie wat naar beneden wilt hebben, een individuele schrijfopdracht. Vertrouw op je observaties: je merkt het vaak snel genoeg als iets niet landt. Hoe eerder je schakelt, hoe soepeler het verder loopt.

Het gaat nooit zoals gepland

Ik heb geleerd dat geen enkele sessie precies loopt zoals gepland. En dat hoeft ook niet. Als je bereid bent om te schakelen, is het geen mislukking maar een kans om nog beter af te stemmen op de groep.