Wat doet een facilitator (En waarom je er eentje wilt bij je volgende sessie)

Bij het organiseren van een sessie, vergadering of teamoverleg, komt meer kijken dan alleen de inhoud. Het gaat ook om de manier waarop je mensen bij elkaar brengt en voor interactie zorgt. Dit is waar een facilitator om de hoek komt kijken. Maar wat is de betekenis van het woord facilitator? En wat doet zo iemand eigenlijk?

Een zaal vol mensen, iedereen met een eigen agenda en een eigen stem. De een verheft haar stem, de ander zul je de rest van de dag niet horen. De manager probeert iedereen op één lijn te krijgen, en voor 60 procent lukt dat ook. De sessie heeft resultaat - een beetje. Maar lang zullen de deelnemers er niet over napraten. En als ze het wel doen, hooguit in de trant van ‘wat hebben we toen nou bereikt met z’n allen?’ Dat is het moment waarop tot je doordringt: we hebben een facilitator nodig.

Facilitator, de betekenis

Faciliteren kan twee dingen betekenen: iets mogelijk maken en iets makkelijk maken. Een goede facilitator doet het allebei. Waar het woord faciliteren vroeger vooral werd gebruikt voor het letterlijk beschikbaar stellen van ruimte, materiaal of ondersteuning, is de betekenis aan het verschuiven naar het begeleiden van samenwerking en verandering. In die context is een facilitator een neutrale begeleider van het proces, die denkt niet meedenkt over de inhoud.

En hoe spreek je het eigenlijk uit? Facílitator, op z’n Engels? Of toch liever facilitátor, in het Nederlands? Ik heb geen voorkeur, ik gebruik ze allebei door elkaar. En soms gebruik ik synoniemen of meer beschrijvende woorden als procesbewaker, sessie-ontwerper of iemand die effectieve vergaderingen ontwerpt en begeleidt. 

Maar ik noem mezelf nooit coach. Natuurlijk is wat ik doe vaak helpend voor een groep, maar het doel is niet om deelnemers te leren hoe ze zelf een sessie moeten houden. Bij mij staat het doel van de bijeenkomst centraal.

Maar wat dóe je dan?

1. Een sessie ontwerpen

Als facilitator ben ik vanaf het begin betrokken. Ik ontwerp een sessie met het oog op het doel en de samenstelling van de groep. Ik verzin de werkvormen, of pas bestaande vormen aan. Ik stel een agenda op met voldoende ruimte voor elk onderdeel en pauzes, op zo’n manier dat er een afwisselend programma ontstaat. Ik breng een evenwicht aan tussen denken en doen, en tussen wat er bestaat evalueren, nieuwe ideeën bedenken en de juiste keuzes maken. Allemaal op zo’n manier dat er een fijne flow ontstaat.

2. Sturen op sfeer, betrokkenheid en veiligheid

Tijdens de sessie houd ik de energie hoog en de sfeer goed. Ik zorg ervoor dat iedereen zich veilig voelt om zich te uiten, op een manier die bij je past. Ik heb daar een uitgebreide trukendoos voor. Een inkijkje daarin krijg je in de blog die ik schreef over hoe ik de sfeer subtiel beïnvloed, en hoe ik ingrijp als het mis dreigt te gaan. Het is fijn als je dat uit handen kunt geven, zodat teamleden die zich normaal gesproken verantwoordelijk voelen voor de sfeer, zich op de inhoud kunnen richten.

3. Structureren van het gesprek

Het is mijn taak om ervoor te zorgen dat de sessie efficiënt verloopt, zonder in te boeten op de kwaliteit van het gesprek. Niets zo frustrerend als een sessie zonder resultaat. Dreigt een groep af te dwalen van het onderwerp, dan stuur ik bij. Door de de juiste vragen te stellen en momenten van reflectie in te bouwen, gaat er niets van de kostbare tijd verloren. En ik zorg er natuurlijk voor dat we niet in de knoop komen met de tijd. Vijf uur stoppen is vijf uur stoppen.

4. Visualiseren van input 

Visualiseren doe je samen, maar ik speel daar graag een actieve rol in. Vooral als mensen het nog niet zo gewend zijn. Beelden helpen om gedachten tastbaar te maken, en dat kan net het verschil zijn tussen praten en echt samen iets zien ontstaan. Ik begeleid groepen bijvoorbeeld bij het maken van een tijdlijn op de vloer, vaak met tape, kaarten of symbolen. Ook help ik om gedachten te structureren door snelle tekeningen of schema’s te maken. Dat doet je normale voorzitter niet, of wel?

5. De groep uit zijn gewone doen halen

Misschien wel de belangrijkste reden om er niet een gewone, maar een creatieve facilitator bij te halen, is dat er een ander resultaat komt van andere manieren van denken en doen. Als facilitator breng ik de groep uit hun vertrouwde denkpatronen en routines. Door verrassende werkvormen en onverwachte benaderingen te gebruiken, maak ik ruimte voor nieuwe inzichten en ideeën.

Wanneer zet je een facilitator in?

Er zijn soorten sessies waarbij het eigenlijk altijd fijn is om een externe procesbegeleider erbij te hebben. Het slim bijvoorbeeld om een facilitator erbij te halen als je een brainstorm wilt houden zonder dat die uitmondt in chaos of doodse stilte. Heb je een strategische sessie waar veel meningen spelen en het lastig is om tot een gemeenschappelijk resultaat te komen? Ook dan is een facilitator de juiste persoon om de sessie in goede banen te leiden. En als je buiten de gebaande paden creatieve oplossingen wilt vinden, zorgt een facilitator ervoor dat je nieuwe inzichten ontdekt.

Misschien is het niet het resultaat waar het je om gaat, maar juist het proces dat je anders wilt. Ook dan kan een facilitator handig zijn. Als je merkt dat het gesprek telkens vastloopt, als je wilt dat iedereen gelijkwaardig meedoet, of wanneer er veel belangen spelen die in balans gebracht moeten worden.

Kortom, een goede facilitator maakt het verschil tussen ergens over praten en samen iets bereiken. Je geeft de verantwoordelijkheid over het proces uit handen, zodat je je op de inhoud kunt richten. Of zodat jouw autoriteit als manager niet in de weg zit. Denk je na over een belangrijke sessie? Dit is iets dat. je kunt uitbesteden. Wil je met mij samenwerken, stuur me gerust een berichtje. Ik denk graag met je mee!