Groepsdynamiek faciliteren: de sfeer in je sessie subtiel een zetje geven

Niets is zo funest voor een sessie met resultaat als een slechte sfeer. Natuurlijk is voorkomen beter dan genezen (hier lees je daar meer over), maar dat is niet altijd genoeg. Dit is wat ik doe als ik merk dat de sfeer me in de weg zit.

Ik was eens bij een evaluatie en de eerste persoon die het woord nam, was niet bepaald enthousiast. Ze vond het project waar we het over hadden niet geslaagd en liet dat ook duidelijk merken. Inwendig zuchtte ik. Kritiek mag altijd – daar is een evaluatie voor. Maar ik was bang dat de sfeer zou omslaan en we verzeild zouden raken in een negatieve spiraal.

De knop om

Je normale, menselijke reactie is namelijk om je aan te passen aan de sfeer om je heen. Dat doe je door anderen te kopiëren. Je voelt je onderdeel van een groep en dat geeft een prettig gevoel. Ik vermoedde dat iedereen als vanzelf haar voorbeeld zou volgen.

Daarom moet je je bewust zijn van je kopieergedrag. Als je de sfeer wilt veranderen, moet je er actief voor kiezen. Ik doe dat door voortdurend alert te blijven en aan denkbeeldige knoppen te draaien die de energie kunnen sturen. Denk aan je eigen energie, het tempo of beweging. Met kleine, maar gerichte acties zet je die op de juiste stand.

Sfeerdiagnose

Het begint met het lezen van de ruimte. De ene slechte sfeer is de andere niet. En zelfs als je het gevoel hebt dat alles lekker gaat, wil je nog steeds de volgende signalen oppikken. Let op lichaamstaal. Hebben de deelnemers een open houding? Zoeken ze contact met jou en met elkaar? Zitten ze onrustig op hun stoel? Luister ook goed naar hoe er gesproken wordt. Vallen er stiltes? Praten mensen door elkaar heen? Komt iedereen ongeveer evenveel aan het woord? Dan weet je al snel of er sprake is van afleiding, passiviteit, vermoeidheid of lacherigheid.

Van afleiding naar concentratie 

De deelnemers lijken met van alles bezig te zijn, behalve met het doel van de sessie. Tijd om de focus terug te brengen met een individuele opdracht en een strakke tijdslimiet. Geef bijvoorbeeld iedereen een blokje post-its en vraag hen drie voorbeelden op te schrijven die te maken hebben met het vraagstuk. Houd het simpel en concreet.

Is dat nog niet genoeg, voeg dat wat competitie toe. Vraag deelnemers hun punt in vijf woorden uit te leggen, of geef een bonus aan degene die de kern in de minste woorden weet te vatten zonder onduidelijk te worden. Dit houdt de mensen scherp en versnelt het tempo.

Symptomen

deelnemers checken hun telefoon | starende blikken in de verte | het gesprek dwaalt af

Knoppen om aan te draaien

humor ⬇️ | tempo ⬆️ | beweging ⬇️ | concentratieopdracht (tel tot twintig, bijv) ⬆️ | status ⬆️

Van passiviteit naar activiteit

Als niemand initiatief neemt, stokt het proces en komen er weinig ideeën naar voren. Zou het kunnen dat je de drempel te hoog hebt gelegd? Als ik te weinig respons krijg, vereenvoudig ik de opdracht. Ik vraag bijvoorbeeld om één woord op te schrijven (je zult zien dat er altijd mensen zijn die meer woorden nodig hebben) en voer vanaf daar de complexiteit langzaam op.

Een beetje fysieke beweging helpt ook om de hoofden te activeren: vraag bijvoorbeeld om voor- en nadelen voor een idee en verzamel de categorieën elk aan een kant voor de ruimte.

Symptomen:

ongemakkelijke stiltes | een enkeling is steeds aan het woord | ineengezakte houdingen

Knoppen om aan te draaien

beweging ⬆️ | eigen energie ⬆️ | complexiteit ⬇️ | tempo ⬆️

Van vermoeidheid naar energie

Wanneer deelnemers gapen of er futloos bij zitten, is het tijd om de energie omhoog te brengen. Begin met een korte pauze of een fysieke oefening, zoals even opstaan en stretchen. Wil je meteen door? Verhoog dan het tempo van de sessie en maak het interactiever. Een energieke opdracht, zoals een idee in één minuut pitchen, kan de stemming direct veranderen.

Is het echt klaar voor de dag? Neem je verlies en doe alleen nog wat nodig is om een andere keer verder te gaan.

Symptomen

gapende deelnemers | ineengezakte houdingen | weinig oogcontact | weinig interactie

Knoppen om aan te draaien

tempo ⬆️ | beweging ⬆️ | eigen energie ⬆️ | complexiteit ⬇️

Van luchtigheid naar ernst

Ik ben dol op humor tijdens sessies. Dat doet je groepsdynamiek gewoon goed. Ik zou bijna zeggen: hoe meer lol, hoe beter. Maar soms vraagt een onderwerp om een serieuze aanpak, zeker als je voor een overheid of non-profit werkt. De effectiefste dat je kunt doen is een persoonlijke ervaring delen (houd iets achter de hand dat bij het thema past én dat je ook echt wilt delen). Iemand die dan nog lollig doet, moet wel een echte hork zijn. Zorg dat je zelf rustig en gefocust blijft en stimuleer deelnemers om hun inbreng kort te houden.

Als een groep de slappe lach heeft, is het gewoon tijd voor pauze. Daar doe je echt helemaal niets aan :).

Symptomen

deelnemers overtroeven elkaar met flauwe antwoorden | serieuze punten worden genegeerd | het doel van de sessie raakt uit zicht | de slappe lach

Knoppen om aan te draaien

humor ⬇️ | inhoud ⬆️ | tempo ⬇️ | status ⬆️

Je doet het niet alleen

Gelukkig hoef je niet in je eentje een hele groep van A naar B te trekken. Want die evaluatiesessie die zo negatief begon? Die werd heel snel gedraaid door een van de deelnemers. Op een heel positieve manier bracht zij haar eigen mening en dat zette de toon voor prima evaluatie. Waarin kritiekpunten leidden tot een beter product, in plaats van het afbranden van het geheel. Weet wie je bondgenoten zijn.

Kortom, je kunt heel wat doen om de sfeer naar je hand te zetten. Wees je bewust van je invloed, houd de symptomen in de gaten en blijf de groepsdynamiek lekker finetunen.