Faciliteren met een stift in de hand. Kan dat eigenlijk wel?

Veel mensen denken dat je bij een groepssessie óf faciliteert, óf tekent. Maar wat als je als facilitator ook visueel notuleert? Ik combineer die rollen soms. In dit blog laat ik zien hoe ik dat doe, wat het oplevert en wat de valkuilen zijn.

Kun je faciliteren en zakelijk tekenen tegelijk? Faciliteren en notuleren zijn twee verschillende rollen. Je kunt niet allebei helemaal goed doen. En daarom doe ik dat ook niet: het tekenen is altijd dienstbaar aan het proces van een groepsbegeleiding. Een hulpmiddel, geen eindproduct. Het is gewoon een van de tools die ik als facilitator inzet, net als een goede vraag of een slimme werkvorm.

Waarom ik graag visueel faciliteer

Visueel faciliteren is fantastisch. Deelnemers zien waar ideeën op elkaar lijken, waar ze botsen, waar een patroon opduikt. Dat geeft richting, en vaak ook energie. Mensen borduren voort op elkaars ideeën in plaats van langs elkaar heen te praten.

Mensen voelen zich gehoord

Zodra je daadwerkelijk opschrijft wat er gezegd wordt, verandert er iets in de sfeer. Ik luister en het staat er. Niemand hoeft te twijfelen of z'n inbreng serieus wordt genomen. Het brengt rust in het gesprek. Dus ook als het niet zo ingewikkeld is dat er een zakelijk tekenaar word ingevlogen, heb je voordeel van het visuele.

De aandacht blijft geconcentreerd

Als je praat, hoor je vooral losse zinnen. Maar zodra iemand begint te tekenen, ontstaat er structuur. En omdat ze niet op mij als gespreksleider en tegelijkertijd op een tekenaar hoeven te letten, blijft hun aandacht op één persoon.

Ik blijf zelf scherper als facilitator

Als ik teken, moet ik kiezen: wat is hier de kern? Dat vraagt van mij dat ik echt goed luister, zonder te sturen. Het helpt me om in het moment te blijven. Bovendien zie ik sneller of iets onduidelijk is: als ik het niet begrijp, kan ik het niet tekenen. Zo helpt het tekenen ook mij om beter te begeleiden.

Wanneer wél doen

Zelf tekenen is vooral waardevol als het gesprek gebaat is bij overzicht of verdieping. Je stift inzetten op het juiste moment kan het proces echt versnellen. Tekenen helpt vooral als:

• Er veel ideeën op tafel komen die je samen wilt structureren

• De groep moeite heeft om hoofd- en bijzaken te scheiden

• Abstracte begrippen vragen om een concreet beeld

• Verschillende perspectieven naast elkaar zichtbaar moeten worden
  

Wanneer niet doen

Soms is het juist slimmer om de stift níet zelf op te pakken. Bijvoorbeeld als je een illustrator hebt die het live voor je doet 😎. Of als je een werkvorm hebt waarin de deelnemers zelf gaan tekenen. Andere situaties waarin tekenen je proces eerder in de weg zit dan helpt:

• Het tempo ligt zo hoog dat je visueel steeds achter de feiten aanloopt (kies dan een werkvorm die het gesprek vertraagt)

• Je merkt dat deelnemers jouw tekening zien als de waarheid, terwijl het gesprek nog open ligt. Dan ben je eerder een meester die op het bord de uitleg tekent

• Je focus verslapt doordat je te veel tegelijk probeert te doen: tekenen én luisteren én begeleiden.
  

Twijfel je? Laat het dan ook zitten. Kies een moment waarop je zeker weet dat het iets toevoegt.

Hoe combineer je tekenen met faciliteren?

Ik teken geen sessies van A tot Z, ik kies mijn momenten. Daar maak ik ruimte voor in mijn draaiboek. Kom ik bij zo'n blokje, dan blijf ik steeds schakelen: luisteren, samenvatten in beeld, en checken of het klopt wat er staat. Belangrijk is dat ik de groep blijf aankijken en de energie blijf voelen, dus ik teken nooit te lang achter elkaar.

Ook vooraf tekenen is visueel faciliteren

Visueel faciliteren gebeurt niet alleen live. Vaak teken ik vooraf al een aantal dingen uit: het programma van de dag, een model dat we gaan gebruiken of een praatplaat die helpt om het gesprek te structureren. Een getekend schema op de flap bijvoorbeeld nodigt eerder uit tot aanvullen een geprojecteerde variant op een slide. Ook vooraf gemaakte visuals tellen mee bij visueel werken.

Voorbeeld uit de praktijk: van losse flappen naar één plaat

Ik begeleidde een keer een brainstorm met een flinke groep. De deelnemers werkten in kleinere groepjes en draaiden in carrouselvorm langs verschillende thema’s. De ideeën vlogen door de zaal, precies wat je wilt in zo’n fase. Maar daarna kwam het moment waarop je de oogst wilt bundelen. We maakten samen een visuele samenvatting, waarbij we alle flappen langsgingen. Ik had de stift in handen, de groep dacht mee. Samen maakten we één grote praatplaat waarin elke bijdrage terugkwam. Ik ben heel blij dat ik op dat moment de combinatie kon maken.

Dus ja, het kan, faciliteren en tekenen tegelijk. Als je het maar bewust inzet. Het levert je geen perfecte plaatjes op, maar is wel een fijn procesinstrument. Wil je zelf aan de slag met faciliteren en zakelijk tekenen? Neem gerust contact op, ik vind het leuk om mee te denken.