Klaar voor de start? Zo haal je alles uit de kick-off-sessie van je project

Sta je aan het begin van een nieuw project of een samenwerking ? Dan is een goede kick-off-sessie van je project een must. Dat is het moment om de neuzen dezelfde kant op te krijgen, verwachtingen uit te spreken en werkafspraken te maken. In dit blog beschrijf ik wat je ermee kunt bereiken, inclusief concrete werkvormen.

Of je nu een team van experts bij elkaar brengt, een multidisciplinair project coördineert of gewoon een stevige start wil maken: met de juiste voorbereiding zet je meteen de toon. Je wilt van je startbijeenkomst een effectief en energiek moment maken.

Dat heeft een reden: zodra je als team de eerste stap zet, gebeurt er iets in ons brein. Het systeem dat gaat over motivatie, nieuwsgierigheid en focus schiet aan. Wetenschappers hebben aangetoond dat we extra betrokken raken zodra we starten met een taak die we interessant of leerzaam vinden. Dat hoeft dus niet pas als het doel helder is; juist die eerste gezamenlijke actie zet iets in beweging. Daarom is een goede kick-off van je project veel meer dan een formaliteit. Het is het mentaal startschot.

Wat je kunt bereiken met een goede kick-off-sessie

Het loont altijd om stil te staan bij wat je precies wilt bereiken met een sessie, en dat geldt ook voor een kick-off. Zelfs als het voor jezelf vanzelfsprekend voelt. Hieronder zet ik de belangrijkste doelen voor je op een rij, met een suggestie voor de invulling. Je kunt ze combineren, maar ik zou één zwaartepunt kiezen en dat communiceren met de deelnemers.

Doel 1: Kennismaken

Als je team al een tijdje staat, ben je geneigd de kennismaking over te slaan. Dat kan prima; tot er iemand van buiten aansluit. Dan wil je ineens weer dat iedereen op gelijke voet begint. Stel, je krijgt een collega uit het communicatieteam toegewezen, met wie je intensief gaat samenwerken. Ook die persoon maakt deel uit van het team. Een hernieuwde kennismaking is trouwens ook slim als mensen nieuwe rollen op zich nemen. Je kijkt dan met frisse ogen naar elkaar, en dat brengt vaak verrassend veel beweging. Met een nieuw samengesteld team is een kennismaking natuurlijk helemaal een no-brainer.

Werkvormtip: Groepsfoto van beeldkaarten

Deze werkvorm is ideaal als je met een deels nieuw team werkt of als rollen verschuiven. Laat iedereen een beeldkaart kiezen die iets zegt over hun werkstijl, energiebron of samenwerkingstype. Laat ze zichzelf kort voorstellen aan de hand van de kaart. Zo leer je elkaar (opnieuw) kennen op een manier die luchtig is, maar toch diepgang brengt. En die ‘groepsfoto’ van kaarten? Die hangt je team nog lang bij.

Meer kennismakers

Doel 2: Werkafspraken maken

Niets zo frustrerend als een team waarin iedereen andere aannames heeft over ‘hoe we het hier doen’. Een kick-off-sessie is een goed moment om werkafspraken te maken. Hoe communiceren we met elkaar? Wanneer is iets ‘af’? Wat verwachten we van elkaar qua betrokkenheid, bereikbaarheid of feedback? Door dit expliciet te maken, voorkom je gedoe achteraf. Als je mensen zelf laat meedenken over die afspraken, is de kans veel groter dat ze zich eraan houden.

Werkvormtip: Bouw een droomhuis

Deze vorm lijkt speels, maar ondertussen krijg je waardevolle input over ieders behoeften en voorkeuren. Teken de basisvorm van een huis en laat je teamleden de essentiële voorzieningen tekenen op post-its. Denk aan dingen als een stilteplek, een koffiehoek of een meldpunt voor goede ideeën. Als je vervolgens samen bespreekt en in het huis plaatst, ontdek je wat mensen belangrijk vinden in samenwerken. Dit is het perfecte haakje om afspraken te maken: hoe zorgen we ervoor dat deze dingen er in onze samenwerking ook echt zijn?

Doel 3: Doelen stellen

Doelen stellen als doel, jawel. Vaak heeft een leidinggevende of projectleider allang helder wat het eindpunt moet zijn. Maar een doel op papier is nog geen doel in de hoofden van je team. In een kick-off sessie kun je samen onderzoeken: wat betekent dit doel voor ons? Waarom is het zo waardevol? Waar zit nog ruis? Door het doel te vertalen naar concrete punten voor concrete mensen, vergroot je de kans dat iedereen er ook echt aan wil bijdragen.

Werkvormtip: De doelenvertaler

Deze werkvorm helpt teams om een opgelegd of geformuleerd doel eigen te maken. Schrijf het doel zoals het nu geformuleerd is groot op een flap. Laat iedereen op

post-its kort antwoorden op vragen als:

• Wat betekent dit doel voor mij?

• Waar denk ik aan bij dit doel?

• Wat vind ik hier moeilijk of juist inspirerend aan?

Bespreek de post-its in kleine groepjes of plenair. Daarna herschrijf je samen het doel in eigen woorden alsof je het uitlegt aan een nieuwe collega. Zo ontstaat er een versie waar het team achter staat, zonder dat je het oorspronkelijke doel uit het oog verliest.

Doel 4: De evaluatie voorbereiden

Deze wordt opvallend vaak vergeten. Terwijl een evaluatie pas echt eerlijk is als je van tevoren samen hebt bepaald wanneer iets een succes is. Anders blijf je hangen in losse indrukken en persoonlijke voorkeuren. Door al bij de start af te spreken waar je straks op terugkijkt, leg je het fundament voor een inhoudelijk evaluatiemoment. En dat hoeft echt niet alleen over het eindresultaat te gaan. Juist het proces (hoe de samenwerking verliep, welke keuzes goed uitpakten, wat energie gaf of juist frustreerde) levert vaak waardevolle inzichten op. Door daar vooraf tijd voor te maken, zorg je ervoor dat dat je onderweg ook die aspecten let.

Werkvormtip: Tijdcapsule

Laat aan het begin van het project iedereen kort iets opschrijven dat ze hopen, verwachten of vrezen over het proces. Bijvoorbeeld: “Ik hoop dat we elkaar goed weten te vinden” of “Ik denk dat de planning de grootste uitdaging wordt.” Verzamel de briefjes in een ‘tijdcapsule’ (een envelop, doosje of map) die je bewaart tot aan de evaluatie. Dan kijk je samen terug: wat is er uitgekomen? Wat verraste ons? Wat hebben we geleerd?

Nog wat tips

Een startschotsessie mag ook gewoon leuk zijn. Juist een beetje energie, humor en creativiteit maken dat de inhoud beter blijft hangen. Dus kies werkvormen die passen bij jouw team en doel, en wees niet bang om te verrassen. En o ja: leg vooral alles vast. Als je het niet opschrijft, is het zo weer vergeten. En vergeet vooral de startborrel niet, als die op z'n plaats is. Veel succes met je kick-off!