Strategiesessie met een team? Stap in de tijdmachine!

Sommigen noemen het backcasting, ik noem het in de tijdmachine stappen. De tijdmachine is een krachtige werkvorm die teams helpt om los te komen van de dagelijkse praktijk. We gaan strategisch vooruit denken. Klinkt goed? Stap in, op naar de toekomst!

Als je de tijdmachinewerkvorm gebruikt, denk je vooruit. In plaats van plannen te maken vanuit het hier en nu, stap je de toekomst in. Dit maakt het makkelijker om grote lijnen te zien en ambitieus te denken, zeker als je met een team bent. Ideaal voor een heidag.

Het leuke van de tijdmachine is dat je hem heel concreet kunt maken voor beelddenkers en mensen die baat hebben bij visualisatie (en dat zijn er best veel.) Je tapet een tijdlijn op de vloer en markeert jaartallen. Of decennia, als je echt ver vooruit denkt.

1. Stap in de toekomst - en maak het fysiek als je durft

Vertel de groep bloedserieus dat jullie door te tijd gaan reizen. Als je de tijdlijn hebt getapet, kun je van het jaar 2025 naar bijvoorbeeld december 2028 lopen, helemaal aan de andere kant van de zaal. Of een ander jaar in de toekomst, wat ook maar bij het vraagstuk past. Voor dit stuk houd ik even 2028 aan. Tip om het lekker dichtbij te laten komen: laat mensen uitrekenen hoe oud ze tegen die tijd zijn.

2. Wat weten we op dit moment al zeker?

Inventariseer wat je al vrij zeker weet over het jaar 2028, per categorie. Denk aan:

• Het team

• De organisatie

• De doelgroep

• De omgeving/wetgeving
  

Of kies een andere indeling die past bij hoe je werk in elkaar steekt. Het college van burgemeester en wethouders past hier bijvoorbeeld uitstekend tussen. Zorg ervoor dat iedereen hier vóór de heidag al over nadenkt. In de sessie schrijft ieder voor zich kernwoorden op een post-it. Na een snelle check van de groep kan het op de flip-over.

Houd het kort en besluitvaardig. Is er twijfel? Dan weten we het niet zeker en kan het er niet op. Dit voorkomt dat je ongemerkt aan scenarioplanning gaat doen. Dat kan heel nuttig zijn, maar dat moet je structureel aanpakken. Houd die post-its dus eventueel apart voor een andere denkoefening.

Wat hebben we straks nodig?

Nu hebben is er een beeld van de situatie zoals we die kunnen verwachten. Vertel de groep het volgende: "we zijn nog altijd in 2028, en alles gaat fantastisch. We hebben namelijk alles wat we nodig hebben. En dat gaan we concreet maken."

Deel de groep in tweeën: links de pragmatici, rechts de utopisten. Laat ze allemaal redenen opschrijven die bijdragen aan de ideale situatie in deze omstandigheden. De pragmatici schrijven de absolute must-haves op, de utopisten schrijven op wat alles nog nét een beetje beter maakt. Droogt de stroom op, wissel dan de groepen. Is er heel veel variëteit, doe dan een rondje met stemstickers om te prioriteren. Is er consensus, laat het dan zo.

Terug naar een tussenstation

Laat de flipovers met de situatie en omstandigheden achter in 2028, en loop een jaar terug op de tijdlijn. Stel de vraag: “Als dit onze realiteit in 2028 is, wat willen we dan in december 2026 bereikt hebben?”

• Deelnemers schrijven individueel een tussenstap op en delen deze daarna met de groep.

• Selecteer gezamenlijk de drie of vier belangrijkste doelen.
  

Heb je veel tijd tussen het nu en de toekomst zitten, bouw dan een extra tussenstation in.

Doelen uitwerken

Een tijdmachinereis kost best een hoop, tja, tijd. Wil je wat je op dit punt bereikt hebt echt goed uitwerken, dan doe je dat het beste in een meerdaagse. Je kunt het bij één dag houden, maar wel met een klein, heel gemotiveerd team. Is dat niet het geval, spring dan vanaf hier door naar kortetermijndoelen.

De doelen werk je uit in kleine groepjes. Laat de deelnemers zichzelf verdelen naar thema's waar ze de meeste affiniteit mee hebben. Een doel uitwerken doe je door het smart te maken. Ik maak dat het liefst makkelijk door een (visueel) template aan te bieden. Neem daar bijvoorbeeld deze vragen in op:

• Wat is succes?

• Hoe meten we dat?

• Wie gaat het aanpakken?

• Wat zijn de mijlpalen?

• Wie en wat hebben we nodig?

• Wat zijn de risico’s?

Bespreek de templates na, en moedig aan zo veel mogelijk verduidelijkende vragen te stellen. Geef de mijlpalen aan op de tijdlijn van tape.

Terug naar het nu: kortetermijndoelen

Alles in kaart? Dan kun je terug naar het heden. Tijd om heel concrete eerste stappen af te spreken. Werken de teamleden veel solo, laat ze dan in duo's werken zodat ze elkaar accountability partner kunnen zijn. Werkt een team als geheel waarin ieder een eigen taak heeft, dan kunnen ze het beste het jaar dat voor hen ligt samen verder uitsplitsen.

Je kunt de tussenstappen op A4-tjes laten schrijven en ze over de tijdlijn verdelen. Eventueel in een andere kleur als je de rest van de planning ook al op die manier in kaart hebt gebracht.

Sluit de korte termijnplanning af met het kiezen van een jaarthema. Een woord dat als paraplu boven de eerste acties hangt. Gebruik bijvoorbeeld prioriteitentwister.

Waarom werkt dit zo lekker voor strategiesessies?

Sommige mensen zul je over een drempel moeten helpen om mee te gaan in het tijdreisverhaal. Maar is echt de moeite als je met een grotere groep een strategie wilt bepalen. Dit is waarom:

• Je neemt (bijna letterlijk) afstand van je dagelijkse werk en bekijkt een groter geheel.

• Door eerst de toekomst als ‘gegeven’ te beschouwen, wordt de weg ernaartoe vanzelf logischer.

• Je ziet voor je hoeveel tijd je nog hebt. Of hoe weinig.

Om de werkvorm heen

Deze werkvorm staat voor mij niet op zichzelf. Voor een sterke strategiesessie combineer ik hem met persoonlijke check-ins en een verkenning van de talenten in het team. Vind je dit veel om zelf op te pakken? Ik help je graag. Stuur me een mail, en wie weet stappen we binnenkort samen in de tijdmachine.