Juist ondersteunende teams hebben creatief denkwerk nodig

Vernieuwing het terrein van een beperkt clubje mensen? Vergeet het maar. Juist bij HR, communicatie, finance, ICT en bedrijfsvoering komen plannen en praktijk bij elkaar. Daar is creatief denkwerk vaak minstens zo belangrijk als bij de mensen die de vernieuwing bedenken.

Waar denk jij aan bij innovatie in een bedrijf? Dat clubje frisse denkers uit een innovation lab? Van die mensen met veel energie, een voorliefde voor post-its en een zwak voor woorden als ‘disruptie’, ‘outside the box’ en ‘moonshots’? Ze brainstormen, clusteren en prioriteren tot er een verhaal ligt vol ambitie en mooie beloftes. Daarna mag de rest van de organisatie het gaan waarmaken. Zo ziet het plaatje er vaak uit. Maar zo werkt het dus niet. (Behalve de post-its, love 'm ❤️)

Als facilitator werk ik eigenlijk nooit met innovatieteams. En dat is ook logisch, want creatief denken kunnen ze vaak prima zelf. Ik zit veel vaker aan tafel bij HR, communicatie, finance, ICT of bedrijfsvoering. Niet de eerste teams waar je aan denkt bij vernieuwing, maar wel de plekken waar het moet gebeuren. Hier worden plannen vertaald naar de praktijk. Vernieuwing zit niet alleen in iets nieuws bedenken, maar ook in iets nieuws mogelijk maken.

Spin in web het of toch creatieve duizendpoot?

Vernieuwing ontstaat vaak op de ene plek en moet landen op een andere. Ondersteunende teams worden geregeld pas later betrokken, als de richting al vastligt. Daarna mogen zij zorgen dat het werkt. Terwijl zij juist over afdelingen heen kijken en zien wat plannen betekenen in de praktijk. Veel mensen in dit soort teams noemen zichzelf daarom een spin in het web, en begrijpelijk. Van alle kanten komen vragen, belangen en deadlines binnen. Dingen stapelen zich op en prioriteren wordt lastig. Alles voelt urgent, alles raakt elkaar, en toch moet iemand bepalen wat nu eerst moet, wat kan wachten en wat gewoon niet past.

Ondersteunende teams zijn geen simpele uitvoerders. Ze moeten voortdurend vertalen, combineren en kiezen. Een nieuw plan kan inhoudelijk logisch zijn, maar botsen met bestaande systemen, andere prioriteiten of wat medewerkers in de praktijk aankunnen. Dan is er geen standaardantwoord. Je moet verschillende belangen naast elkaar leggen, mogelijkheden verkennen en soms een andere route bedenken. Dat kijken, zoeken, combineren en experimenteren is wel degelijk creatief werk. Creatief denkwerk.

Wat er misgaat als je ondersteunende teams te laat betrekt

Als bedrijfsvoering en communicatie pas aanhaken wanneer de grote keuzes al zijn gemaakt, blijft er weinig ruimte over om nog echt mee te denken. Dan wordt hun werk vooral: passend maken wat ergens anders is bedacht. Communicatie moet een verhaal uitleggen dat nog niet helemaal klopt, HR moet een verandering begeleiden waar medewerkers al weerstand tegen voelen en ICT moet iets bouwen binnen kaders die technisch niet goed aansluiten. Zo verschuift creatief denkwerk naar reparatiewerk. En vaak wordt pas laat zichtbaar dat een plan in de praktijk veel ingewikkelder is dan op papier.

Sleutelmomenten

Vroeg betrekken helpt dus. Maar daarmee is niet elk probleem opgelost. Ook ondersteunende teams zelf komen op momenten waarop de vertrouwde aanpak niet meer werkt. Dezelfde overleggen, dezelfde afstemmingen en dezelfde oplossingen leveren dan steeds ongeveer dezelfde uitkomst op. Dat zijn de momenten waarop die bekende uitspraak ineens pijnlijk herkenbaar wordt: als je blijft doen wat je altijd deed, krijg je wat je altijd kreeg. Ik noem dat een sleutelmoment: het punt waarop duidelijk wordt dat meer van hetzelfde niet gaat helpen en een team opnieuw moet kijken naar wat er nodig is.

Dan help ik om de denkkracht in het team te bundelen. Ik ontwerp een groepsproces waarin teamleden zelf scherpte en structuur aanbrengen, maar dan wel op een manier waar iedereen aan bod komt. Met werkvormen die helpen uitzoomen, analyseren, keuzes maken. Zodat je verder kunt meer draagvlak, en zonder gedoe achteraf.

Dat zie ik ook terug in de opdrachten die ik doe. Ik hielp bijvoorbeeld een ondernemingsraad om te formuleren wat zij nodig hebben van hun bestuurder en van elkaar om effectief te vergaderen. Door dat op een speelse manier uit te werken als een soort contract, werd het gesprek tegelijk lichter en scherper. Bij een heidag met een communicatieteam liet ik deelnemers hun kwaliteiten koppelen aan wat er allemaal op hen afkomt in het werk. Zo werd zichtbaar wat het team al in huis heeft en waar dus meer mogelijk is dan ze dachten.

Geen extraatje

Ondersteunende teams zijn dus niet alleen de plek waar plannen worden uitgevoerd. Juist omdat daar zoveel lijnen samenkomen, zijn het plekken waar je voortdurend keuzes maakt en oplossingen verzint. Tijd maken voor creatief denkwerk is geen extraatje; het is onderdeel van het werk.

In mijn sessies maak ik het denkwerk graag zichtbaar en concreet. Met visuele en speelse werkvormen help ik teams om patronen te zien, keuzes te maken en vastgelopen gesprekken weer in beweging te krijgen. Meer daarover lees je op de pagina Zo werk ik.