Werkvormen voor eerlijke feedback in je team

Goede feedback is niet hard of pijnlijk. Als je het op de juiste manier organiseert, helpt feedback mensen juist groeien. In deze blog ontdek je werkvormen die met het brein meewerken, in plaats van ertegenin.

Meteen naar

• Echorelatie

• Zoek de verschillen

• Mijn handleiding in beeld

Ik heb het lange tijd behoorlijk lastig gevonden om feedback te incasseren. Eigenlijk voelde alles wat ik terugkreeg van anderen als een persoonlijke aanval, zelfs al wist ik dat het niet zo was. En dat is ook niet zo gek, met het oog op wat ik nu weet. Feedback is gekleurd, sluit niet aan bij hoe we leren en voelt soms zelfs gevaarlijk. Wat betekent dat voor de manier waarop we feedback organiseren?

Feedback is minder objectief dan je denkt

We doen vaak alsof feedback een soort spiegel is. Alsof iemand anders jou even helder kan vertellen hoe jij functioneert. Maar zo werkt het niet. Onderzoek laat zien dat meer dan de helft van wat we teruggeven aan een ander, vooral iets zegt over onszelf. Over wat wij belangrijk vinden, waar wij ons aan storen, en hoe wij naar de wereld kijken. Dat betekent dat feedback nooit neutraal is. Marcus Buckingham en Ashley Goodall beschrijven dat in hun artikel The Feedback Fallacy.

We zijn dus geen betrouwbare beoordelaars van elkaar. Op het moment dat we feedback geven, zijn we vooral aan het interpreteren. In een team kan dat snel onveilig voelen. Want als feedback meer mening dan waarheid is, waarom zou je je dan nog openstellen?

In de verdediging

Daar komt bij dat op het moment dat feedback echt kritisch wordt, je brein het ziet als mogelijke bedreiging. Dat herken je vast: mensen klappen dicht of beginnen uitgebreid uit te leggen waarom het anders zit. Allemaal logisch gedrag, maar niet bepaald de beste voedingsbodem om iets nieuws te leren. Je is brein vooral bezig met overleven in plaats van ontwikkelen.

Leren begint bij wat goed gaat

Als je wilt dat mensen groeien, kun je dus beter ergens anders beginnen als je feedback wilt organiseren. Bij wat al goed werkt, zit energie en vertrouwen. Mensen leren het meest door te herkennen wat ze al goed doen en dat verder te verfijnen. Zo gaat een facilitator ook te werk; je maakt zichtbaar wat er al in de groep aanwezig is en helpt dat sterker te maken. Dit zijn werkvormen die ik daarvoor inzet:

Feedbackwerkvorm: Echorelatie

Stilstaan bij hoe je samenwerkt, is enorm waardevol. Wat doet iemand eigenlijk waardoor een samenwerking wel of niet productief is? Als je dat weet, heb je een hefboom te pakken die alle teamwerk beter maakt. Dat gesprek voeren is alleen best spannend. Voor je het weet schiet je in de verdediging. Deze werkvorm houdt het klein en veilig, maar niet oppervlakkig.

Zo doe je 'm:

Je vraagt teamleden om één concreet moment te kiezen uit een overleg of samenwerking. Iets wat ze echt hebben meegemaakt, niet iets algemeens. Laat vervolgens iedereen kort opschrijven:

• wat de ander deed

• wat dat met hen deed

• wat daarin voor hen werkte

Door het eerst stil te doen, voorkom je dat mensen meteen op elkaar reageren of zich aanpassen.

Daarna ga je in tweetallen uitwisselen. De één deelt, de ander luistert. Alleen verduidelijkingsvragen zijn toegestaan. Daarmee help je de ander om concreter te worden, zonder dat je in discussie belandt. Tot slot haal je een paar inzichten op in de groep.

Feedbackwerkvorm: Zoek de verschillen

Soms zit iemand ergens in vast. Een gesprek dat niet lekker liep, een samenwerking die stroef gaat, een situatie die blijft terugkomen. De neiging is om dat probleem uit te pluizen. Wat ging er mis? Wie deed wat? Maar daar zit zelden de beweging. In deze werkvorm ga je niet zoeken naar fouten, maar naar verschillen.

Zo doe je 'm:

Je begint met één persoon die een concrete situatie inbrengt. Kort en helder. Wat speelt er op dit moment?

Vervolgens vraag je de groep: wanneer hebben jullie dit wél zien werken? Dat mag bij deze persoon zijn, of in een vergelijkbare situatie. Laat mensen voorbeelden delen van momenten waarop het soepel liep. Teken ondertussen een verticale lijn op een flink groot papier. Aan de ene kant een moment waarop het goed ging, aan de andere kant de situatie van nu.

En dan komt de kernvraag: wat is hier anders? Wat deed deze persoon toen? Wat was er anders in de context? Wat maakte dat het werkte?

Bonuswerkvorm: Mijn handleiding in beeld

Feedback kennen we allemaal. Feedforward misschien ook. Maar deze werkvorm zit nog daarvoor. Meer zoiets als... feed-in-advance? Niet terugkijken, niet corrigeren, maar vooraf communiceren. Deze specifieke vorm gaat over werkstijlen op elkaar afstemmen. Werkstijlen bespreekbaar maken kan best spannend zijn. Zeker als er al wat irritatie speelt. Met beeldkaarten krijgt je gesprek houvast.

Zo doe je 'm:

Je vraagt iedereen om drie kaarten te kiezen die passen bij hun manier van werken.

• Eén kaart voor: dit heb ik nodig om goed te werken

• Eén kaart voor: hier zit mijn allergie

• Eén kaart voor: hier wil ik in groeien

Laat mensen intuïtief kiezen. Daarna geef je iedereen de ruimte om zijn kaarten toe te lichten in een klein groepje. Of, bij zes deelnemers of minder, aan de hele groep. De anderen luisteren en stellen alleen vragen om het beter te begrijpen. Dit is op zichzelf al een waardevolle oefening.

En als je dan een feedbackronde wilt organiseren, pak je de kaarten er na een paar maanden nog eens bij. Laat mensen in tweetallen terugkijken op concrete situaties uit de afgelopen tijd. Wanneer zag je iets terug uit je eigen handleiding? Wanneer uit die van een ander? Op deze manier wordt de werkvorm iets waar je op terug kunt vallen.

Soft?

Het zou kunnen dat je dit leest en concludeert dat dit niet de feedback-werkvormen zijn waar je naar op zoek was. Is dit niet een beetje soft? Waar zijn de harde eisen en verbeterpunten? Denk dan eens terug aan een moment waarop je feedback kreeg, en het meteen leerde toe te passen. Grote kans dat die momenten schaars zijn.

Met deze manier van werken kun je je niet verschuilen achter algemeenheden of snelle oordelen. Je moet precies benoemen wat je zag, wat het met je deed en waar het werkte. Dat is eerlijker, concreter en vaak ook spannender. Het verschil is alleen dat je niet op de persoon schiet, maar samen onderzoekt wat er gebeurt. Dat zet iets in beweging. Niks softs aan.

Het kan ook zijn dat je eigenlijk niet op zoek was naar manieren om persoonlijke feedback te geven, maar om te evalueren. Dat vraagt om een andere aanpak dan feedback op gedrag. Lees dan bijvoorbeeld dit blog met werkvormen voor evaluaties.

Stop met corrigeren, start met versterken

Welke werkvorm je ook kiest, de richting blijft dezelfde. Niet corrigeren, versterken. Hoe specifieker, hoe waardevoller. En als begeleider heb je daarin een belangrijke rol. Ik vind het fijn om gesprekken niet alleen veiliger, maar ook preciezer te maken. Dat maakt feedback geven en ontvangen alleen maar eerlijker en betekenisvoller.

Ben je benieuwd hoe je dit in jouw team of sessie kunt toepassen? Neem gerust contact met me op, ik denk graag met je mee.