Wat te doen als gesprekken vastlopen

Wat doe je als gesprekken telkens verzanden in hetzelfde kringetje? Dan gaat zo’n typisch LinkedIn-gezegde gelden: als je doet wat je altijd al deed, krijg je wat je altijd kreeg. Huur je mij in voor je groepsbijeenkomst, dan kun je er van uit gaan dat ik minstens een van deze interventies toepas.

Gesprekken die verzanden in herhaling zijn geen kwestie van onwil. Vaak spelen er patronen waar mensen zich niet eens bewust van zijn. Dit zou er aan de hand kunnen zijn:

• Er is geen helder doel voor het gesprek

• De structuur ontbreekt

• Spanning blijft onder de oppervlakte

• De groepsdynamiek is vastgelopen

Het doel kun je goed met elkaar afspreken als je je daar bewust van bent. Structuur kun je ontwerpen, zeker in overleg met een goede facilitator. De moeilijkheid zit 'm in de laatste twee, en dat is waar werkvormen om de hoek komen kijken.

Verander de vorm, niet de inhoud

Ik ben er van overtuigd dat de oplossing voor vastlopende gesprekken en vergaderingen niet ligt in beter sturen op inhoud, maar in een betere vorm. Misschien zelfs alleen een ándere vorm. Een ander gezicht voor de groep, een andere manier van werken, maar vooral een andere energie. Dit zijn zes manieren, waar ik als eerste aan denk als ik weet dat een groep niet verder komt met gewoon praten. Ze zijn ook prima te combineren.

1. Verander de setting

Een andere locatie, staand vergaderen, een gesprek tijdens een wandeling... Het klinkt simpel, maar het maakt uit. Een andere omgeving zorgt voor andere energie. Zeker als er groot moet worden gedacht adviseer ik groepen om een nieuwe plek op te zoeken. Ze noemen het niet voor niets een heidag, de natuur in gaan doet wonderen. Als dat geen optie is, kan een dagje de directiekamer boeken grappig genoeg ook veel doen voor commitment en sfeer (als je zelf geen directie bent natuurlijk).

2. Eerst schrijven, dan praten

Dit doe ik eigenlijk altijd. Bij jezelf beginnen. Maar het is extra effectief als je merkt dat er meer geroepen dan nagedacht wordt. Even de pen pakken voor je het woord neemt, helpt om beter na te denken en niet automatisch te reageren. Heel waardevol als de grootste monden vaak de richting bepalen.

3. Gebruik startvragen of stellingen

Een goede opening zet meteen de toon. Ik begin liever niet met 'Wat vinden jullie hiervan?', maar met een scherpe vraag of een stelling waar mensen zich toe moeten verhouden. Dat voorkomt vrijblijvende meningen en dwingt tot positie innemen. Het hoeft niet groot of ingewikkeld , zolang het maar uitnodigt tot denken en niet meteen laat teruggrijpen op het bekende.

4. In kleine groepjes werken

In een grote groep blijven vaak dezelfde mensen praten. Door op te splitsen in tweetallen of trio’s geef je iedereen ruimte om zijn gedachten te verkennen en krijg je meer invalshoeken op tafel. Je kunt het eventueel opbouwen door de groepjes stapsgewijs te verdubbelen.

5. Het fysiek aanpakken

Of het nu met voorwerpen of met bewegen is: iets fysiek maken geeft inzicht en Laat mensen post-its plakken, een lijn lopen, keuzes maken met kaartjes of symbolen. Beweging helpt bij focus én het doorbreken van vaste denkpatronen.

6. Werk met rollen of perspectieven

Laat mensen reageren vanuit een specifieke rol ('Wat zou onze klant/wethouder/subsidieverstrekker hiervan vinden?') of verdeel rollen als ‘de uitdager’ en ‘de verkenner’. Zo voorkom je dat iedereen blijft redeneren vanuit zijn eigen vertrouwde positie.

Van vicieuze cirkel naar opwaartse spiraal

De kunst is om niet in het kringetje te blijven hangen, maar beweging te brengen. Hoe vaster in patronen, hoe anders je het zou moeten aanpakken. Maar ik zorg er altijd voor dat het veilig blijft: ik vertel wat er gaat gebeuren, en ook waarom als dat het resultaat niet in de weg zit. En ja, dat er een keer de energie van een ander voor de groep staat, helpt soms ook enorm.

Wil jij niet blijven hangen met je team? Laat me weten waar jullie vastlopen, dan zoeken we samen een nieuwe ingang.