Werkvormen met grote groepen: zo bundel je de denkkracht van meer dan 30 mensen

Grote groepen begeleiden kan een uitdaging zijn. Je wilt iedereen betrekken en chaos voorkomen. In deze blog deel ik drie praktische werkvormen die ik graag gebruik bij echt grote groepen. Sommige kunnen zelfs tot wel 100 mensen.

Soms zit je met meer mensen om tafel dan alleen je vaste team. Bijvoorbeeld bij een afdelingsbrede heidag, een projectstart met partners, een evaluatie met meerdere betrokkenen of een brainstorm met externen. Dan krijg je te maken met grotere groepen en dus met andere dynamiek. Grote groepen zijn spannend omdat je minder overzicht hebt en het groepsgedrag onvoorspelbaarder wordt. Als je de structuur goed neerzet, duidelijke instructies geeft en zorgt voor voldoende beweging en variatie, kun je juist heel veel energie en ideeën losmaken.

Kennismaker of energizer: Water en vuur

Water en vuur is ideaal voor een luchtige start of een energizer die je met een volle zaal kunt doen. Je roept twee tegenstellingen (en laat ze op een scherm zien): koffie of thee, ochtendmens of avondmens, bergen of strand – en laat mensen kiezen door naar de ene of de andere kant van de ruimte te lopen. Je kun het oppervlakkig houden, maar ook inhoudelijk. Een bijeenkomst over samenwerken kun je bijvoorbeeld starten met tegenstellingen als 'eerst advies vragen of eerst zelf uitproberen'.

Deze werkvorm brengt verbinding en wat beweging. En ook al ben je met veel, je leert een groep als geheel toch een beetje kennen. Hij werkt moeiteloos met 10 of 100 mensen (als je de ruimte hebt natuurlijk), en je hoeft 'm eigenlijk niet eens uit te leggen.

Ideeën ophalen: Carrousel

Carrousels werken vanaf zo'n twaalf personen, maar als je de ruimte hebt kun je opschalen tot wel vijftig mensen. Laat de groep zich verdelen over tafels. Elke tafel heeft een scherp geformuleerde vraag of stelling, en één tafelhost die blijft zitten om de voortgang te bewaken. Dat kan een ingehuurde kracht zijn, of als je die luxe niet hebt, een van de deelnemers. De rest rouleert in vaste rondes van tien à vijftien minuten. Bij elke nieuwe tafel sluit je aan bij het gesprek waar de vorige groep is geëindigd, met hulp van de host, die kort samenvat wat er al ligt.

Je zet een timer voor elke ronde en gebruikt bijvoorbeeld muziek om het wisselmoment aan te kondigen. Zo blijft het tempo erin en voelt de hele ruimte als één grote denkfabriek. Zorg dat overal goed wordt meegeschreven. De analyse is een hele klus, maar het helemaal waard.

Verdieping: Zwermsessie

In een grote groep kun je niet iedereen tegelijk aan het woord laten. Wat je wel kunt doen, is zorgen dat iedereen gehoord wordt. De zwermsessie is een dynamische werkvorm waarbij deelnemers zich in kleine groepjes (3 à 4 personen) verspreiden over de ruimte om een vraag te bespreken. Na een paar minuten klinkt er een belletje, en zwermen ze weer uit: nieuwe groepjes, nieuwe perspectieven, dezelfde of een volgende vraag. Dit herhaal je drie tot vier rondes. Zo ontstaan er verrassende combinaties en krijgt elk idee meerdere keren lucht. Laat mensen aantekeningen maken om te voorkomen dat het bij praten blijft, bijvoorbeeld met een ideeënbingokaart.

Je kunt het plenair afronden met een paar vragen om een dwarsdoorsnede op te halen. Denk aan: wat bleef je bij? Wat hoorde je vaker in verschillende groepjes? Waar kreeg je energie van? De kracht van deze werkvorm zit in de herhaling en beweging: ideeën rijpen, meningen veranderen, en deelnemers ervaren hoe hun input onderdeel is van een groter geheel. Het lijkt chaotisch, maar het werkt als een bijenkorf: druk, maar ongelooflijk efficiënt.

Grote groep? Met alleen de juiste werkvormen kom je er niet

Bij grote groepen moet je slim om te gaan met je tools en je team. Denk aan een cofacilitator die meehelpt door bij te sturen en vragen te beantwoorden. Een microfoon heb je sneller nodig dan je denkt. En als je iets laat zien, zorg dan voor een groot scherm of zelfs meerdere schermen, zodat niemand hoeft te raden wat er staat.

Facilitator nodig voor een grote bijeenkomst?

Het faciliteren van grote groepen vind je niet standaard terug in mijn aanbod. Bij groepen vanaf 30 personen spelen zoveel factoren mee, dat maatwerk altijd nodig is. Heb je plannen met een grote groep en wil je weten wat er mogelijk is? Neem gerust contact met me op. Ik denk graag met je mee.