Visueel werken in de praktijk: zo pas ik visualiseren toe als facilitator

Ken je dat? Iedereen denkt hetzelfde te bedoelen, maar tijdens het overleg blijkt dat iedereen een ander beeld heeft. Visualiseren voorkomt dat. In dit blog lees je hoe je visualisaties toepast in je werk. Ook als je niet als procesbegeleider werkt.  

Eerder deelde ik al wat visualiseren precies is en wat de voordelen ervan zijn. In dit blog wil ik dieper ingaan op de praktische toepassing. Of ik nu een sessie begeleid of communicatieadvies geef: ik grijp altijd naar pen, papier of post-its.

Plaatje en praatje?

“Kun jij er anders even een leuke visual bij maken? Een praatplaat of zo?” Als je in de communicatiewereld werkt, heb je dit gegarandeerd weleens gehoord. Als er in jouw organisatie zo wordt gepraat over visualiseren, is visualiseren altijd een gedachte achteraf. En dan mist het grotendeels z’n effect. Het grote voordeel van visualiseren is namelijk dat alle meedenkers vanaf het begin duidelijk dezelfde voorstelling hebben. Ga je met een vraagstuk aan de slag, begin dan zo vroeg mogelijk met visualiseren. 

Hoe kun je visueel werken?

Visualiseren kan in elke setting. Ook als je in je eentje achter je bureau zit helpt het om iets visueel uit te denken. Maar in een groep heb je er het meest profijt van. Groepsdenken is complex, maar met meer perspectieven krijg je betere inzichten. Dit zou je kunnen visualiseren tijdens een groepsgesprek:

• Je doelgroep: Teken ze als poppetjes of gebruik inspiratiemateriaal van internet.

• Je omgeving: Maak cirkels in verhouding tot de grootte van groepen belanghebbenden en geef ze een plek ten opzichte van elkaar. Misschien overlappen ze wel.

• Een tijdlijn: Hoe ver is bijvoorbeeld de nieuwe wetgeving bij ons vandaan? Op welke termijn hebben nieuwe ontwikkelingen invloed op ons werk? Hoeveel tijd hebben we om ons voor te bereiden?

• Knelpunten: Identificeer mogelijke obstakels in je proces en geef er een symbool aan, zodat ze echt tot leven komen en je er makkelijk naar kunt verwijzen. 

• Roadmap: Breng een meerjarenplanning visueel in kaart, zodat je een logische volgorde van strategische doelen en mijlpalen kunt maken.

• Processtroom: Gebruik een flowchart om de stappen van een proces helder te maken, inclusief beslismomenten en verantwoordelijkheden. 

  
  

  

  Wat je kunt visualiseren in een.. ja, visueel overzicht :)

Ik raad je aan dit niet voor te koken, maar echt in de teamsessie tot stand te brengen. Wel is het fijn als er iemand de leiding heeft, die de rest mee op sleeptouw neemt.

Wat visualiseren met een groep doet

Wat er dan gebeurt, is een beetje magie. Anders dan bij het gezamenlijk schrijven van een tekst, heb je veel meer betrokkenheid. Het gesprek heeft veel concretere aanknopingspunten dan wanneer je naar een tekst verwijst. Er is dynamiek: je kunt schuiven in de volgorde, iets omcirkelen of iets helemaal van tafel gooien. Misschien wel om er later weer bij te pakken. 

Een beter gesprek met meer betrokken mensen zorgt voor een beter resultaat. Een resultaat waar je naar kunt verwijzen, zowel met woorden als concreet, door het ergens op te hangen. Of digitaal te maken en in een presentatie te zetten. Je hebt een gezamenlijk vertrekpunt, dat je zo voor (geestes)oog haalt. En die praatplaat waar we het eerder over hadden, die is dan zo gemaakt.

Voorbeeld: de teamtijdlijn

In dit filmpje zie je hoe ik met een team hun geschiedenis visualiseerde en welke inzichten dat opleverde. Materialen: papier, stiften en tape en beeldkaarten.

In deze tijdlijn zie je in één oogopslag wie de constante factoren zijn en wanneer een team door fases van chaos, groei of krimp is gegaan. De beeldkaarten zijn uitgekozen om verschillende jaren te typeren (spot corona!) Teamleden tekenden hun eigen portret.

Tips en tools

Als je eenmaal een beetje ervaring hebt, trek je gemakkelijker je visuele gereedschapskist open. Dit is alvast een goed startpunt als je wilt gaan experimenteren met visueel werken:

• Zet de toon: laat je deelnemers al bij de check-in een tekeningetje maken. Dat  verlaagt de drempel voor later.

• Bekleed de tafel met papier. Werkt heel uitnodigend.

• Uitnodigende posters: gewoon zelf tekenen op een flipovervel.

• Gebruik symbolen: programma-indeling, categorieën aanduiden? Een simpel symbool kan een hoop doen.

  • Tip: typ het begrip dat je wilt verbeelden in de emoji-zoekbalk in Whatsapp. Emoji zijn makkelijk na te tekenen. 

• Online tools: Ook vanuit huis kun je gezamenlijk werken aan je visual. Mijn persoonlijke favoriet is Miro. 

• Meer tips voor tekenen met deelnemers? Lees dit blog!

Overigens deel ik op mijn Pinterest-pagina Visuele werkvormen ook de vormen van anderen. 

Kan ik je helpen?

Ondanks de voordelen kan het best zijn dat je een drempel over moet om je sessie visueel aan te pakken. Ik kan erbij helpen. Heb je een vraagstuk waar je graag met een groep of team over wilt nadenken? Wil je iets verkennen, doorgronden of ergens een besluit over nemen? Ik ontwerp een sessie voor je en begeleid ‘m van A tot Z. Stuur me een mail met wat je nodig hebt, dan denk ik mee.