Werkvormen voor psychologische veiligheid en kwetsbaarheid

Hoe zorg je voor een sfeer waarin mensen zich durven uitspreken, twijfels delen en fouten toegeven? In deze blog deel ik je drie tips waarmee ik zorg voor voldoende psychologische veiligheid.

Psychologische veiligheid is zo’n term die je tegenwoordig overal tegenkomt. En dat is niet voor niets. Je ergens veilig voelen, jezelf kunnen zijn, durven zeggen wat je denkt, is gewoon waardevol op zich. En daarnaast is er meer samenwerking en creativiteit in teams waar mensen zich vrij voelen om hun mening te geven, vragen te stellen en fouten toe te geven. En dat kan je maar beter op orde hebben als je creatief bezig gaat.

Waarom psychologische veiligheid meer is dan ‘je veilig voelen’

Psychologische veiligheid betekent niet dat iedereen het altijd gezellig heeft. Het gaat erom dat je durft te zeggen wat gezegd moet worden, ook als dat spannend is. En dat lukt alleen als je erop kunt vertrouwen dat de ander jou niet afvalt, uitlacht of buitensluit.

Er bestaan werkvormen om zorgen of twijfels uit te spreken, of om misverstanden op tafel te brengen op een zachte manier. Maar je kunt nog zulke goede werkvormen kiezen; als de sfeer niet klopt, blijft het bij een trucje. Psychologische veiligheid ontstaat pas echt als mensen voelen dat luisteren belangrijker is dan gelijk krijgen, en dat kwetsbaarheid niet afgestraft wordt. Meer algemeen over sfeer schreef ik hier.

1. Start met spelregels opstellen voor psychologische veiligheid

Wil je vanaf het begin werken aan psychologische veiligheid? Laat het team dan zelf de spelregels bepalen. Stel vragen als:

• Wat vinden jullie belangrijk voor een goede samenwerking vandaag?

• Wat heb jij nodig om vandaag vrijuit te kunnen spreken?

• Wanneer voel jij je gehoord?

• Wat wil je zelf bijdragen aan een veilige sfeer?

Laat iedereen eerst individueel wat suggesties opschrijven (bijvoorbeeld op geeltjes), en maak er daarna samen een set concrete afspraken van. Schrijf ze netjes op en hang de poster op een zichtbare plek in de zaal.

Vaak komen dezelfde afspraken naar boven. Denk aan dingen als: 'luisteren zonder onderbreken of 'geen telefoons aan tafel'. De crux zit 'm niet in de inhoud, maar in het samen afspreken. Hierdoor voelt iedereen zich medeverantwoordelijk.

2. Niet alles hoeft plenair (+werkvorm: 1, 2, 4)

Een veilige sfeer ontstaat niet per se in de grote kring. Voor veel mensen is het veel makkelijker om iets te zeggen in een tweetal dan voor de hele groep. Ik laat graag deelnemers eerst met een buur delen wat ze denken. Daarna kun je altijd vragen of iemand iets wil teruggeven aan de groep, maar dat hoeft niet. Iets in tweetallen bespreken kan al een werkvorm op zich zijn.

Wil je 'm toch uitbreiden naar grotere groepen, eventueel later op de dag, denk dan eens aan 1, 2, 4, allemaal. Dat kan goed in combinatie met beeldkaarten: laat mensen een kaart kiezen die voor hen iets zegt over het vraagstuk waar je mee bezig bent. In tweetallen deel je je keuze en het verhaal erbij. Blijft de sfeer goed, voeg dan groepjes samen naar 4 personen. Het mooie aan deze werkvorm is dat je kunt aanvoelen wanneer het genoeg is. Je hoeft helemaal niet net zo lang door tot het stadium 'allemaal'.

3. Werkvorm: de verborgen plattegrond

In elke sessie gebeuren dingen die niet op de agenda staan, maar wel meespelen. Stiltes, spanningen, allianties, onzekerheid. Als ik voel dat dat meespeelt in een sessie, benoem ik het. En als ik merk dat mijn gevoel gedeeld wordt, zet ik soms de werkvorm De verborgen plattegrond in. Hij zit op het randje van teamcoaching. Ik probeer daarom altijd de link met het inhoudelijke onderwerp vast te houden.

Zo doe je 'm: teken op een vel op tafel een grote plattegrond van een werkomgeving. Mag fictief, mag de ruimte zijn waar standaard gewerkt wordt (even voorbereiden als je verwacht dat je deze gaat inzetten). Laat mensen hun naam op een geeltje zetten en hun plek op de kaart innemen. Vervolgens stel je vragen als:

• Schuif jezelf naar een plek waar je je op je gemak voelt

• Plak jezelf naast je collega die je om raad zou vragen

• Wat valt op, zijn er clusteringen?

• Waar voel jij je buitenstaander, of juist verbonden?

Deze werkvorm helpt om patronen te herkennen zonder oordelen. De kaart wordt een neutraal startpunt voor een eerlijk gesprek.

Een klein begin

Psychologische veiligheid over de lange termijn is niet iets wat je als externe facilitator ‘even’ regelt. Die verantwoordelijkheid ligt bij de organisatie zelf, en in het bijzonder bij de leidinggevende. Maar dat betekent niet dat de sessie van een externe er niet toe doet. Ook als de onderlinge veiligheid niet vanzelfsprekend is, kan die in die ene dag al een verschil maken. Vaak hoor ik als ik een werkvorm introduceer die precies goed valt, "die kunnen we later ook nog gebruiken." Zo reikt mijn invloed verder dan die ene dag.