Zomer zonder zorgen: werken aan een project met onderbezetting

"Hallo?" Je stem echoot door de kantoorruimte. Waar is iedereen? Zo ziet onderbezetting eruit. En nu, afwachten tot iedereen terug is? Natuurlijk niet. Dit is je kans om die extra stappen te zetten, nu het rustig is. Hoe ga je creatief te werk met een incompleet team?

In deze zomerserie onderzoek ik wat je wél kunt doen als de helft van een team op vakantie is. Hoe neem je besluiten zonder dat iedereen er is? Waar moet je op letten als je toch doorwerkt aan een project? En wanneer is vergaderen gewoon zonde van je tijd?

Onderbezetting in de zomer hoeft geen reden te zijn om stil te vallen met je project. Sterker nog, juist tijdens een rustige zomerperiode kun je ruimte maken voor creatieve of voorbereidende stappen. Doe waardevol voorbereidend werk, maak alvast meters of gebruik je tijd om te reflecteren.

Waardevol voorwerk

1. Doe onderzoek

De zomer is een uitstekende tijd om op onderzoek uit te gaan. Maak alvast lijsten, verzamel info, verken behoeften. Omdat het tempo lager ligt en de meeste mensen wat meer lucht hebben, zeggen ze sneller ja op een interviewverzoek. Je kunt ook deskresearch doen, alvast een vragenlijst opstellen en die even laten testen door een collega die ook wel toe is aan een zinvolle klus. Hoe lekker is het als je straks in september niets meer hoeft uit te zoeken?

2. Verken scenario's

In het verlengde van vooronderzoek, kun je alvast spelen met mogelijke scenario’s. Juist omdat je de definitieve keuze uitstelt, kun je vrijuit denken, zonder dat iemand meteen roept dat het 'toch nooit gaat werken'. Gebruik een tijdlijn of storytelling om opties te schetsen. Laat zien wat de consequenties zijn als je voor A kiest, of wat er gebeurt als je B doorvoert. Alles mag nog, en dat maakt het straks makkelijker om een goed onderbouwde keuze te maken.

In de actiestand

3. Prototype en test

Bouw een eerste versie, teken een schets of maak een snel storyboard. Met een kleine groep kun je sneller proberen, bijschaven en nog een keer testen. Geen eindeloze discussies, maar gewoon doen en zien wat er werkt. Leg het later aan de rest voor zodat zij er meteen een beeld bij hebben. Richt je op het visuele of het functionele: iets wat anderen later direct kunnen zien of uitproberen. Dat maakt feedback concreet én verlaagt de kans dat een idee blijft hangen in de theorie.

4. Houd een mini-sprint: resultaat in één dag

Kies een specifiek en afgebakend doel en ga er met je kleine team één dag vol voor zitten. Geen vergaderingen tussendoor, geen e-mail, alleen samen bouwen of afronden. Denk Denk aan het schrijven van een concepttekst van een rapport, het ontwerpen van een template of het klaarzetten van een nieuwe tool. Eén dag volle focus kan weken schelen in september.

5. Experimenteer zonder druk

Als er minder agenda’s zijn om rekening mee te houden, zij er ook minder meningen om langs te lopen. Dat maakt de drempel lager om gewoon iets te proberen. Gebruik die ruimte om iets uit te proberen dat normaal in discussie blijft hangen. Test een nieuwe werkvorm, probeer een alternatief proces of geef een taak aan iemand die dat nog nooit heeft gedaan. Zie het als laagdrempelig speelveld: lukt het, dan heb je iets nieuws ontwikkeld; werkt het niet, dan niet.

Reflectie

6. Plan een tussen-evaluatie

De zomer leent zich ook voor even stilstaan. Wat loopt goed? Waar wringt het? Doe het luchtig, bijvoorbeeld met start-stop-continue of een waarderende terugblik. Dat kan tijdens een korte wandeling of met een stapel post-its in de lunchpauze.

7. Breng structuur aan

Maak gebruik van de zomer om letterlijk orde op zaken te stellen. Leg alle lopende ideeën en plannen op tafel, fysiek of digitaal, en breng er lijn in. Groepeer verwante ideeën, werk losse aantekeningen uit tot een helder overzicht, en zet de stappen in een logische volgorde. Zo wordt in één oogopslag duidelijk waar jullie staan, wat nog openstaat en welke acties klaarstaan voor september. Afwezigen kunnen daardoor snel weer aanhaken, zonder eerst alle vergadernotulen door te ploegen.

8. Persoonlijke verdieping

Met minder mensen aan tafel is er vaak meer ruimte voor ieders eigen leerwensen. Geef elkaar een minitraining, deel wat je hebt geleerd in het afgelopen jaar of plan een intervisie.

Het hoeft niet groots, maar het geeft wel energie. En die neem je mee, ook als de rest terug is van vakantie.

Of... zet 'm op!

Dus ja, je kunt wachten tot iedereen terug is. Maar waarom zou je? Zie de onderbezetting van de zomer niet als een belemmering, maar als een kans. Voor je het weet, is de rust voorbij en zit je weer tussen de volle agenda’s en overvolle vergaderingen. En is de zomertijd voor jou juist een heel drukke periode? Zet 'm op! Je collega's komen vanzelf weer terug.