Zomer zonder zorgen: vergadermethoden voor mini-teams

De ene na de andere meeting wordt afgezegd of doorgeschoven. Het is duidelijk vakantietijd. Maar is het wel zo slim om alles maar te skippen? Vergaderen met een beperkt team vraagt om een andere aanpak dan wanneer iedereen aanwezig is.

In deze zomerserie onderzoek ik wat je wél kunt doen als de helft van een team op vakantie is. Hoe neem je besluiten zonder dat iedereen er is? Waar moet je op letten als je toch doorwerkt aan een project? En wanneer is vergaderen gewoon zonde van je tijd?

Soms is het slimmer om een vergadering gewoon niet te houden. Bijvoorbeeld als er geen besluit kan vallen omdat de juiste mensen of bevoegdheden ontbreken. En dan heb je nog die overleggen die vooral een herhaling van zetten zijn. Tel daar een sfeer bij op waarin iedereen zich schuldig voelt of er half met z’n hoofd bij is, en je weet: dit kost alleen maar energie. Niet doorzetten maar doorschuiven, dus.

Kleine club, groot effect

En dan zijn er die overleggen waarbij een wendbaar clubje juist enorme voordelen heeft. In een kleine groep vergaderen geeft vaak meer ruimte voor diepere gesprekken. Hoe maak je vergaderingen met een klein groepje (2 tot 5 mensen) de moeite waard? Deze twists brengen verdieping en creativiteit in mini-settings.

1. Laat de tafel los

Weet je wat een tafel stiekem doet? Hij houdt je vast. Ga staand vergaderen, loop een rondje door het gebouw of ga naar buiten. Beweging zorgt voor andere energie, nieuwe perspectieven en vaak ook meer gelijkwaardigheid. Probeer het eens: dezelfde agenda, maar zonder statische opstelling. Wat ook kan: een gezellige koffiesetting. Met een klein tafeltje (voor de koffie).

2. Check-in met associatiekaarten

Beelden zeggen soms meer dan woorden. Laat deelnemers aan het begin van de sessie een kaart kiezen die voor hen symbool staat voor het onderwerp. Zeker in kleine groepen komen er verrassende verhalen en invalshoeken naar boven. Met minder mensen heb je daar tijd voor.

3. De rollenroulatie

Vergaderen wordt leuker als iedereen actief kan bijdragen, ook als je minder van het onderwerp af weet. Door rollen te rouleren, geef je iedereen een ander perspectief én verantwoordelijkheid. Laat deelnemers per ronde wisselen tussen initiatiefnemer, vragensteller en samenvatter. Het maakt mensen alerter, zorgt dat iedereen een keer vooroploopt en dat er bewuster geluisterd wordt.

4. De lege stoel

Een extra stoel in de kring, voor iemand die niet daadwerkelijk aanwezig is. Laat een deelnemer tijdelijk in de huid kruipen van de klant, een afwezige teamgenoot of een Gen Z'er. Door letterlijk een plek te geven aan dit perspectief, komen er vragen en inzichten op tafel die je anders snel mist.

5. Verzamel de verhalen

Neem de tijd om elk een praktijkverhaal te delen. In een kleine groep kan iedereen echt aan bod komen en is er tijd om door te vragen. Zo deel je niet alleen de feiten, maar ook de onderliggende ervaringen, emoties en motivaties. Je leert elkaars perspectieven kennen en ontdekt vaak welke kennis en ideeën in de groep aanwezig zijn.

6. Vergaderen met de expert aan tafel

Met een kleine groep heb je de luxe om echt de diepte in te gaan. Nodig daarom eens een expert of ervaringsdeskundige uit op een thema dat speelt. Niet om een uur lang een presentatie te geven, maar om in gesprek te gaan, vragen te beantwoorden en mee te denken over jullie situatie. In een kleine setting kan de expert zijn of haar kennis direct aan jullie vraagstuk koppelen. Zo haal je in korte tijd enorm veel waarde binnen.

Geniet ervan!

Er is geen vast recept voor zomervergaderingen. Het draait om bewuste keuzes maken: wat pakken we nu op, wat kan wachten en hoe houden we het leuk? Een slimme timing, duidelijke afspraken en een beetje creativiteit zorgen ervoor dat jullie juist energie opbouwen voor de drukke maanden die komen. Geniet van de relatieve rust!