Waarom je geen honderd werkvormen hoeft te kennen om een goede facilitator te zijn

Naast mijn werk als facilitator geef ik trainingen in het faciliteren zelf. Tijdens een van die trainingen stelde iemand een vraag waar ik onverwacht over struikelde: hoe kom je eigenlijk tot een goede werkvorm? Ik weet dat ik het kan, maar ik kon niet uitleggen hoe ik het deed. Blijkbaar is het kiezen, aanpassen en ontwerpen van werkvormen zo vanzelfsprekend geworden, dat ik de tussenstappen uit het oog ben verloren.

De wereld aan je faciliteervoeten

Er is nog nooit een wereld geweest waar het vinden van werkvormen zo makkelijk was als nu. Open voor de grap eens managementboek.nl en er zijn meteen meer dan 170 boeken waar je uit kunt kiezen. Het internet staat er vol mee, inclusief mijn eigen hoekje op het wereldwijde web. Maar zelfs het opzoeken ervan is veel werk vergeleken met een vraag stellen aan ChatGPT. Het gebrek aan informatie is niet het probleem. Hooguit dat je door de bomen het bos niet meer ziet.

Als je vijf werkvormen moet kennen, laten het dan deze zijn

Gelukkig had ik de week erop een herkansing met een andere groep. Ik ging bij mezelf na wat de absolute basiswerkvormen zijn waar ik niet zonder kan en ik kwam op deze:

• voor een check-in: de theezakjesvraag

• voor ophalen: ideeën op post-its

• voor analyseren: een assenkruis

• voor kiezen: dotvoting

• voor een check-out: popcornreflectie

Als je deze in de vingers hebt, kun je er eindeloos op variëren, afhankelijk van de groep en en je doelstelling.

Check-in met vragen

De functie van een check-in is zorgen dat iedereen even aan het woord is en mentaal aanwezig is. De allersimpelste check-in die er bestaat is de theezakjesvraag. Gewoon een vraag die je iets leert over elkaar en die luchtig genoeg is om mee te openen. Zo'n vraag die je op het label van dat ene theemerk zou kunnen vinden. Hier vind je er 40 bij elkaar om uit te kiezen.

Je kunt iedereen aan het woord laten, de vraag in duo's bespreken of het antwoord laten tekenen, bijvoorbeeld met een weerbericht. Je kunt er associatiekaarten bij halen om een antwoord aan op te hangen. Maar het eenvoudigste is: gewoon antwoorden.

Ophalen met post-its

Voor het verzamelen van ideeën of meningen zijn post-its nog altijd mijn eerste go-to. Simpeler kan niet: bedenk een goede vraag en laat alles opschrijven wat in mensen opkomt. Eerst individueel (dan geef je iedereen de ruimte), waarna je ze samen bespreekt. Kies daarna voor nog een ronde, misschien wel in duo's of groepjes.

Wil je meer beweging of interactie? Maak er dan een brainwriting van, een carrousel langs verschillende vragen of schudt de boel flink op met een vraag die je op een heel ander denkspoor zet. Je haalt nog steeds informatie op, alleen de route ernaartoe is anders.

Analyseren met een assenkruis of matrix

Een assenkruis helpt om goed onderscheid te maken tussen bruikbare en minder bruikbare ideeën. Denk aan een impact/effort-matrix. Je kunt van alles tegen elkaar afzetten, maar met deze indeling zit je eigenlijk nooit fout. Ik vraag de groep eerst in welk vak ze denken dat het idee hoort, waarna ik me laat sturen voor een exacte plek in het vak. "Beetje meer naar links, beetje meer naar onderen." En ik check of het nog klopt ten opzichte van de ideeën die er al hangen. Niet zo veel om uit te kiezen? Plot ze allemaal. Anders: eerst een rondje kiezen op gevoel.

Zo'n zelfde ordening kun je maken met een tijdlijn of in clusters. Je bent niet langer bezig met verzamelen, maar met betekenis geven aan wat er al ligt.

Kiezen door te (dot-)voten

Wanneer er veel ideeën op tafel liggen, is het tijd om keuzes te maken. Dotvoting is daarvoor een klassieker: iedereen krijgt een aantal stickers en verdeelt die over de ideeën die volgens hem of haar het meeste potentie hebben.

Stemmen hoeft niet met stickers. Je kunt deelnemers ook een persoonlijke top drie laten maken, laten stemmen met spaarpotten waarover iedereen muntjes kan verdelen,

Check-out: iemand nog popcorn?

Een bijeenkomst sluit ik graag af met een popcornreflectie. Wie iets wil delen, roept een woord. Niet op volgorde en zonder verplichting. Dat levert vaak mooie inzichten op en een afgerond gevoel op.

Een woord kan ook een zin zijn. Je kunt vragen om bijvoeglijke of om zelfstandige naamwoorden. Maar het simpelste is gewoon om een reactie vragen.

Knoppen om als facilitator aan te draaien

Het geheim van een goede werkvorm zit 'm niet in het bedenken van iets compleet nieuws. Het zit in het herkennen welke functie de werkvorm heeft en vervolgens durven sleutelen aan de vorm. Door kleine aanpassingen kan dezelfde werkvorm veel energieker, veiliger, creatiever of juist gestructureerder worden. Bovenstaande varianten die ik heb beschreven op de simpelste vorm denkbaar, doe ik door deze kenmerken aan te passen:

• individueel / in duo's / in groepjes / plenair

• schrijven / tekenen / praten / bouwen

• zitten / bewegen

• één vraag / meerdere vragen

• veel structuur / veel vrijheid.

• feitelijk / met een metafoor

• met / zonder spelelement

Zo is het weerbericht een variant op een check-invraag, die je in een metafoor giet en mensen laat tekenen in plaats van benoemen of opschrijven. Een caroussel is een brainstorm in groepjes, met bewegen en structuur.

En dat is waarom je geen honderd werkvormen hoeft te kennen. Is wel leuk trouwens, ik spaar ze zelf ook. Maar de basisideeën verschillen onderling weinig.