Zo bouw je een evaluatietraject dat werkt

Een losse evaluatiesessie kan al veel opleveren. Maar soms is dat wat je evalueert veel te complex om in een middag af te tikken. In deze blog deel ik hoe ik evaluatietrajecten opbouw in meerdere sessies, en waarom dat zorgt voor meer inzicht en uiteindelijk actie.

Een evaluatie hoeft niet altijd lang te duren. De nieuwe manier van werken van een afdeling onder de loep nemen? In een middag kun je al ver komen. Een personeelsfeest evalueren? Maximaal een uurtje. Maar gaat het om jaren aan beleid, met veel mensen en veel verschillende belanghebbenden? En wil je een gedegen advies uitbrengen over het vervolg? Dan is het slim om er meerdere sessies voor uit te trekken.

Wat meer tijd nemen je oplevert

Behalve dat je de complexiteit van het onderwerp recht wilt doen, zijn er nog andere goede redenen om niet alles in één sessie te willen persen. In een traject is er ruimte om individueel in te gaan op wat mensen raakt of dwarszit. Dat blijft in grote groepen makkelijk onzichtbaar. Zeker als het schuurt of gevoelig ligt, wil je dat zorgvuldig doen.

Ook je brein heeft baat bij spreiding: drie keer van perspectief wisselen op één dag is gewoon heel veel. Verder ontstaat er ruimte voor onderzoek en reflectie als je tijd tussen sessies laat. Je hoeft niet meteen naar een conclusie te springen. Eerst begrijpen, dan besluiten. En dat zie je terug in de kwaliteit van de uitkomst.

De bouwstenen van een evaluatietraject

Een traject bestaat uit meerdere losse sessies die op elkaar voortbouwen. Maar elke sessie moet ook op zichzelf staan. Daarom zorg ik dat elk moment, van groepsbijeenkomst tot één-op-één gesprek, een helder begin en eind heeft, een eigen doel dient en logisch is opgebouwd. Dit zijn bouwstenen die ik vaak inzet. Kies wat past en laat weg wat niet nodig is.

Aftrap

Een gezamenlijke start waarin je verwachtingen ophaalt, kaders bespreekt en ruimte maakt voor ieders perspectief. Je voelt de sfeer, signaleert gevoeligheden en ziet meteen waar energie zit. Ik gebruik hierbij vaak check-invragen om de toon te zetten.

Interviews of mini-gesprekken

Individueel of in kleine setting. Handig voor wie niet houdt van praten in groepen, of om thema’s te verkennen die gevoelig liggen. Dit is vaak de plek waar je eerlijkheid en nuance vindt.

Reflectiesessie

Een moment waarop je tussentijds samen kijkt: wat zien we tot nu toe? Wat schuurt, wat verrast, wat missen we nog? Deze sessie helpt om koers te houden, blinde vlekken te signaleren en mensen mee te nemen in het proces. Ik gebruik hier vaak visuele werkvormen of live tekeningen om samen tot inzicht te komen.

Schrijfsessie

Samen werken aan een document: een advies, conclusie of samenvatting. Geen eindeloos redigeren met z’n allen, maar gestructureerd nadenken over de inhoud. Ik help bij het ordenen, scherp stellen en het vinden van woorden die voor iedereen kloppen. Deze sessies zorgen voor helderheid en eigenaarschap.

Presentatie of terugkoppeling

Een afrondend moment waarin je laat zien wat er is opgehaald en besloten. Bedoeld om het af te sluiten en te vieren. Soms laat ik deelnemers zelf iets presenteren, soms visualiseer ik het verhaal.

Hoe ik een evaluatietraject opbouw: een voorbeeld

Eerder dit jaar kreeg ik de opdracht een lokaal samenwerkingsmodel te onderzoeken. De samenwerking draaide om bewonersinitiatieven, wijkvertegenwoordiging en de rol van de gemeente. De uitdaging lag in de breedte (veel betrokkenen, elk met een eigen verhaal), in de gevoeligheid (er speelde zowel frustratie als trots), en in de wens om tot gedragen verbeterpunten te komen. Hieronder de stappen die ik heb gezet, in combinatie met de bouwstenen aan sessies die ik hierboven noemde.

• Ik begin met verkennen. In dit geval startte ik met gesprekken met de initiatiefnemers en beleidsadviseurs: wat speelt hier precies, en wat willen jullie bereiken? Op basis daarvan maakte ik een flexibel ontwerp voor het traject. Daarvoor gebruikte ik de bouwsteen aftrap, in dit geval met een kleine werkgroep. Ik stuur pas als ik de dynamiek echt heb gezien.

  
  

• Ik haal breed op. Naast gesprekken met gemeente en wijkraden sprak ik juist ook bewoners die zich minder snel mengen in vergaderingen, met als bouwsteen één-op-één-gesprekken. Door verschillende perspectieven op te halen kreeg ik een rijk beeld.

  
  

• Ik zoek naar patronen.Tussen alle verhalen door kwamen rode draden naar boven. Bijvoorbeeld verschillen in de mate van organisatiekracht, afhankelijkheid van sleutelpersonen en onduidelijkheid over wie waarvoor verantwoordelijk is. Die informatie legde ik terug bij de opdrachtgevers in een reflectiesessie. Op basis daarvan bepaalden we de vervolgstappen.

  
  

• Ik betrek mensen bij het advies. De adviezen schreef ik niet achteraf op mijn eigen eiland. We werkten er samen naartoe in een schrijfsessie, in een werkvorm waarin iedereen wat te zeggen heeft en waarvan de uitkomst democratisch bepaald werd.

  
  

• Ik sluit af met heldere aanbevelingen. Ik vatte alles samen in heldere taal, zorgde met een vormgever voor een visueel overzicht en leverde een set aanbevelingen die praktisch toepasbaar zijn. Het resultaat moest een aantrekkelijk document zijn, dat mensen er graag bij pakken. En we maakten er een momentje van met een mooie presentatie, waar iedereen de kans heeft even stil te staan bij het werk dat door de hele groep verzet is.

Afhankelijk van hoe groot de opdracht is, kan het proces een paar weken tot een paar maanden in beslag nemen. Soms bestaat het uit drie sessies met wat interviews ertussen, soms uit een hele serie gesprekken, werksessies, terugkoppelmomenten en een slotbijeenkomst. Er zit altijd tijd tussen de stappen: tijd om input op te halen of om het verhaal even te laten bezinken Een goed traject voelt nooit als haastwerk, maar ik wil het wel efficiënt doen en niet langer laten duren dan nodig.

Zin om verder te denken?

Misschien ben je bezig met een evaluatie die groter of ingewikkelder voelt dan één middag aankan. Of je voelt dat er meer uit te halen valt dan een lijstje plus- en minpunten. Ik denk graag met je mee. Samen maken we een traject dat past bij jouw vraag, jouw mensen en jouw tempo. Laat het me weten via het contactformulier, dan kom ik er zo snel mogelijk bij je op terug.